제정 2010. 2. 10.
개정 2011.2. 16.
개정 2014.6. 27.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 포뮬러원국제자동차경주대회 조직위원회(이하 “조직위원회”라 한다)의 문서작성, 처리, 통제, 보관 및 보존에 관한 사항을 규정함으로써 문서관리의 능률화와 통일성을 도모함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “문서”라 함은 조직위원회 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면‧사진‧디스크‧테이프‧필름‧슬라이드‧전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 조직위원회에서 접수한 모든 문서를 말한다.
2. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
3. “문서관리부서”라 함은 문서의 분류‧배부‧수발업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부 또는 팀을 말한다.
4. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부 또는 팀을 말한다.
5. “연도별 일련번호”라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다.
6. “결재권자”라 함은 위원장, 제26조제2항에 따라 위원장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 제26조제3항에 따라 대결하는 자를 말한다.
7. “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
제3조(사무관리의 원칙) 조직위원회의 사무는 용이성·정확성·신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
제4조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균등하도록 하여야 한다.
제5조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달됨(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말한다)으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있었던 후 5일이 지난날부터 효력을 발생한다.
제2장 문서의 작성
제6조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조 제3호에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
② 국제자동차연맹(FIA) 등 국외에 발송하는 문서는 영어 또는 프랑스어로 작성할 수 있다.
③ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.
④ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
⑤ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
제7조 (용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.
② 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.
③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요할 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
제8조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고, 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정했을 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.
② 전자문서를 제1항에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정할 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제9조(면표시) 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.
제10조(문서의 구성) 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문‧본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문·본문·결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목·내용 및 붙임으로 구성한다.
1. 두문은 위원회명 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목‧내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
3. 결문은 발신명의, 기안자‧검토자‧협조자‧결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 조직위원회의 우편번호‧주소‧홈페이지주소‧전화번호‧모사전송번호, 직원의 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
제11조(문서번호와 문서의 일련번호) ① 문서의 문서번호는 처리부서명과 문서등록번호로 한다.
② 문서등록번호는 연도별 일련번호로 한다.
제12조(끝표시) 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있을 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.
제13조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 조직위원회 위원장(이하 “위원장”으로 한다)으로 한다. 다만, 조직위원회 내 보조기관 상호간에 발신하는 문서(이하 “대내문서”라 한다)는 당해 보조기관 명의로 한다.
② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
제14조(직인날인 및 서명) ① 위원장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장‧상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍거나 위원장이 서명을 하고, 조직위원회 내의 각 보조기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관이 서명을 한다.
② 전신‧전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니한다.
③ 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 조직위원회 내부의 단순한 자료요구‧업무연락‧통보 등 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다. 이 경우 기안문 및 시행문의 발신명의표시의 오른쪽에 별표 1의 직인생략 또는 서명생략(보조기관 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.
제3장 문서의 처리
제15조(문서의 접수) ① 문서는 처리부서에서 별지 제1호서식의 문서접수대장에 접수하여야 하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 별지 제2호서식의 문서배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.
② 접수된 문서에는 별표 2의 문서처리인을 찍고, 그 접수번호와 접수일시를 기재한다. 다만, 제1항에 의하여 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서 부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.
③ 우편 또는 인편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있는 때에는 별지 제3호서식의 공문서영수증을 보내 주어야 한다.
제16조(문서분류 및 처리) ① 문서부서에서 접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련된 것일 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 처리과에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.
② 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다.
③ 제2항에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
④ 결재권자로부터 문서의 처리지시를 받은 자는 지시내용에 따라 기일내에 문서를 처리하여야 한다.
제17조(문서의 반송 및 재배부) ① 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 그 문서의 생산등록번호‧시행일자‧제목과 반송사유를 명시하여 이를 반송할 수 있다.
② 처리부서는 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체 없이 협조문에 그 뜻을 기록한 후 이를 문서부서에 반송하여야 하며, 문서부서는 당해 문서를 즉시 재배부하되, 문서부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.
제18조(문서의 기안) ① 기안문서는 별지 제4호서식을 사용한다.
② 보고서‧계획서‧검토서 등 내부결재문서는 별지 제5호서식을 사용하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.
제19조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
제20조(서식에 의한 처리) 생산등록번호란‧접수등록번호란‧수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제18조에 따른 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 3의 간이결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.
제21조(문서의 시행) ① 문서의 시행은 우편, 인편, 모사전송기 또는 전화로 한다.
② 비밀이 아니라도 누설될 경우에는 국가안전보장‧공안의 유지‧국가 및 조직위원회의 이익을 실할 우려가 있는 사항을 전신에 의하여 발신할 때에는 반드시 암호 또는 음어로 하여야 하며, 이를 평문으로 할 수 없다.
제22조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 별지 제6호서식의 등록대장에 등록하고 등록번호를 부여하여야 한다. 내부결재 문서인 경우에는 수신처란에 “내부 결재”표시를 하여야 한다.
제23조(보고문서의 시행) 정기보고 또는 수시보고로 제출하는 계산서‧통계표‧도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신 명의란을 설정하여 직인을 날인 시행할 수 있다.
제24조(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가‧인가‧증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다.
제25조(협조) ① 기안문의 내용이 다른 보조기관에 관계되는 것일 때에는 기안 용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.
② 협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하여서는 아니 된다.
제4장 결재 및 통제
제26조(결재) ① 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관의 결재를 받아야 한다.
② 위원장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관 또는 당해 업무담당직원으로 하여금 사무를 전결하게 할 수 있으며, 그 전결사항은 규칙으로 정한다.
③ 결재권자가 휴가·출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
제27조(사무전결) ① 규정 제26조제2항에 따라 사무를 전결하는 경우에는 위원장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 한 후 서명하여야 한다.
② 규정 제26조제3항에 따라 사무전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 하며, 사무전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 위원장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 한다.
③ 제1항 및 제2항에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시하여야 한다.
제28조(문서의 발송) ① 생산된 문서는 처리부서에서 발송하며, 발송하는 문서는 문서등록대장의 시행란에 그 내용을 기재하고, 문서등록번호를 붙여 발송하여야 한다.
② 문서는 우편을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편‧모사전송‧전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
③ 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실‧훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.
④ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다
제29조(문서수발의 기록) ① 문서부서에는 배부대장을 비치하고, 이에 의하여 문서의 접수상황을 기록‧정리하며, 처리부서는 문서접수대장과 문서등록대장을 비치하여 문서처리상황을 기록 정리한다.
② 책자 기타 인쇄물을 배부할 때에는 발송대장에의 기록을 생략할 수 있으며 필요에 따라 인쇄물 배부표를 따로 비치하여 사용할 수 있다.
③ 모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.
제30조(문서의 열람) 보조기관 상호간에는 업무수행상 필요할 때에는 문서를 열람하게 한다.
제31조(편철 및 보존 기타) 완결된 문서의 정리‧편철 및 보존 등 기타에 관하여는 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 및 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정시행규칙」을 준용한다.
제32조(준용규정) 이 규정에서 정하지 아니한 사항에 대하여는 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 및 「행정업무의 효율적 운영에 관한규정 시행규칙」 등을 준용한다.
부칙 <2010.2.10.>
① (시행일) 이 규정은 집행위원회의 의결일로부터 시행한다.
② (경과조치) 이 규정 시행 전에 조직위원회의 운영을 위하여 처리한 사항은 이 규정에 따라 행한 것으로 본다.
부칙 <2011.2.16.>
(시행일) 이 규정은 집행위원회의 의결일로부터 시행한다.
부칙 <2014.6.27.>
(시행일) 이 규정은 집행위원회의 의결일로부터 시행한다.