제정 2010. 02. 16.
개정 2016. 10. 13.
제 1 장 총 칙
제1조 (목적) 이 규정은 재단법인 전라남도 국제농업박람회(이하“재단”이라 한다) 정관 제19조의 규정에 의거 문서 작성, 처리, 통제, 보관 및 보존에 관한 사항을 규정하여 문서관리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.
제2조 (정의) 본 규정에서 문서라 함은 재단의 내부 또는 국내, 국외로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 재단에서 접수한 모든 문서를 말한다.
제3조 (사무의 인계·인수) ①사무를 인계·인수하는 자는 별지 제1호 서식의 사무 인계․인수서 1부를 작성하여 처리과에서 보존한다.
②후임자가 정하여지지 아니한 경우 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.
제4조 (문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 당해문서에 대한 서명에 의한 결재가 있음으로 성립한다.
②문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 고시 또는 공고가 있는 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.
제 2 장 문서의 작성
제5조 (문서의 규격) 문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 도면·통계표·증명류 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로210mm, 세로 297mm 크기의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.
제6조 (용지의 여백) 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.
제7조 (용지의 색깔) 문서의 용지는 원칙적으로 흰색을 사용한다.
제8조 (문서의 용어) ①문서에 쓰이는 용어는 한글로 띄어서 가로쓰되, 표준말로 사용한다.
②문서에 사용하는 숫자는 특별한 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
③문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표시하며 년·월·일의 글자는 생략하고 온점(.)을 찍어 표시한다.
④문서에 쓰는 시간은 24시각 제에 의하며, 시·분의 글자는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 표시한다.
제9조 (글의 색채) 도표를 제외한 문서의 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
제10조 (수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제·수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 란 밖에 수정 또 삭제한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.
제11조 (면표시) ①문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전체면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.
②첨부사항에는 면의 표시를 따로 하며, 전체면수는 생략할 수 있다.
제12조 (문서의 구성) 일반문서중 발신을 위한 시행문서 (이하 “시행문” 이라 한다)는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목·내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호, 직원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
제13조 (문서번호와 문서의 일련번호) ①문서의 분류번호에는 기관번호와 문서번호로 하며, 기관기호는 각부 단위로 한다. (별지 제2호 서식)
②문서번호는 연도별 일련번호로 한다.
제14조 (끝 표시와 첨부의 표시) ①본문이 끝나면 한자 띄우고“끝”자를 쓰며, 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음“끝”자를 쓴다.
②일괄 기안문서의 경우“끝”표시는 각 안마다 제1항에 규정한 방식으로 표시하여야 한다.
제15조 (발신명의) ①문서는 이사장 또는 대표이사 명의로 발신한다.
②재단 내부 각 보조기관 상호간에 수발되는 문서는 보조기관 명으로 발송한다.
제16조 (직인날인) 임용장·상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 외부로 발신하는 문서 (해외문서, 전신, 전신타자, 전화에 의한 발신문서는 제외한다)에는 직인을 찍으며, 재단내의 각 보조기관의 명의로 발신하는 협조문의 시행문에는 보조기관이 서명을 한다.
제17조 (관인생략) ①동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러기관에 동시에 발신할 경우에 경미한 문서에는 직인을 찍지 아니하고 시행 할 수 있다. 이 경우는 발신명의 표시의 오른쪽에 별지 제3호 서식에 의한 관인 생략의 표시를 하여야 한다.
②관인생략의 결정은 문서통제관이 한다.
제 3 장 문서의 처리
제18조 (문서의 접수) ①문서는 각부에서 접수하여야 하며, 총무부서에서 직접 받은 문서는 기록물배부대장(별지 제4호 서식)에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 배부하여 접수하게 하여야 한다.
②문서를 접수한 때에는 기록물등록대장(별지 제5호 서식)에 등록하여야 한다.
③접수된 문서는 문서접수인(별지 제6호 서식)을 두문의 오른쪽 여백에 찍어 처리한다. 다만, 별지 10호 서식 또는 별지 10호의 1서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다. 경유문서를 접수한 경우에는 문서접수인을 찍지 아니하고 접수번호와 접수일자만을 기재하여 처리하고 문서접수인에 갈음하여 경유표시(별지 제8호 서식)를 문서 첫 장의 여백에 찍는다.
④당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음근무시간 시작 후 지체 없이 기획부에 인계하여야 한다.
⑤우편이나 모사전송기·전신타자 또는 전화로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송 기관의 요구가 있는 때에는 별지 제7호 서식의 공문서 영수증을 보내주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수한 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령 일자를 표시하고 서명 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.
제19조 (문서분류 및 처리) ①주무부장은 접수문서를 인수한 즉시 문서처리인의 관계자란을 기입한 후 중간 보고자의 공람서명을 거치지 아니하고 사무국장의 선결을 받아야 한다. 다만, 결재권자는 일상 업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 중간보고자로 하여금 처리하게 할 수 있다.
②전 항의 규정에 의하여 선결하는 결재권자는 그 문서의 처리기한 및 처리방법을 문서처리인에 기입·제시하며, 필요하다고 인정할 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정한다.
③결재권자로부터 문서의 처리지시를 받은 자는 제시내용에 따라 기일내에 문서를 처리하여야 한다.
④인계받은 문서가 경유문서일 때에는 주무부장은 지체없이 경유인란에 결재권자의 경유서명을 받고 의견이 있을 때에는 협조문에 그 의견을 기록한 후 총무부서에 보내고, 총무부서에는 경유란의 여백에 직인을 찍어 수신기관에 발송한다.
⑤지급문서는 다른 문서에 우선하여 처리하여야 한다.
제20조 (문서의 반송 등) ①접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 제9호 서식에 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수 있다.
②각 부는 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 협조문에 그 뜻을 기록한 후 이를 기획부에 반송하여야 하며, 기획부는 당해 문서를 즉시 재배부 하되, 결재권자가 지정하는 처리부로 보내야 한다.
제21조 (기안) ①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
②기안문서는 별지 제10호 서식에 의한 기안용지를 사용한다.
제22조 (수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
제23조 (전자문서의 일괄기안) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.
제24조 (공동기안) ①2이상 기관의 장의 결재를 요하는 문서는 당해 기관의 장의 결재를 받은 후 관계기관의 장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다. 이 경우 생산등록번호는 당해문서의 처리를 주관하는 기관의 생산등록번호를 사용한다.
②제1항의 규정에 의한 공동기안의 경우 발신명의 표시는 당해문서의 처리를 주관하는 기관의 장의 명의를 맨 위에, 관계기관의 장의 명의를 바로 밑에 표시하되, 관계기관의 장이 동일직급인 때에는 정부조직법의 규정에 의한 부·처·청의 순위에 따라 표시하고, 관계기관의 장이 동일직급이 아닌 때에는 상위직급의 기관의 장의 명의부터 표시한다.
제25조 (문서의 시행) ①문서는 정보통신망을 이용한 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 사정이 있는 경우에는 우편, 인편, 전신타자, 모사전송기 또는 전화로 한다.
②비밀이 아니라도 누설될 경우에는 국가안전보장·공안의 유지·국가 및 재단의 이익을 실할 우려가 있는 사항을 전신에 의하여 발신할 때에는 반드시 암호 또는 음어로 하여야 하며, 이를 평문으로 할 수 없다.
③모사전송기․전신타자 또는 전화에 의한 발신문서는 시행문의 작성을 생략하고 기안문서에 의하며, 기타문서는 시행문을 작성하여 총무 부서에서 발신한다.
제26조 (보고문서의 시행) 정기보고 또는 수시 보고로서 제출하는 계산서․통계표․도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신 명의란을 설정하여 직인을 날인하여 시행할 수 있다.
제27조 (장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가․인가․증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다.
제28조 (협조) ①기안문의 내용이 다른 보조기관에 관계되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.
②협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 지체없이 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하여서는 아니된다.
제29조 (도보의 시행문 대체) 도보로서 시행문을 갈음하는 경우에는 본문의 마지막에 “이 내용에 관한 시행문은 따로 보내지 않음” 이라고 쓴다.
제 4 장 결재 및 통제
제30조 (결재) ①기안문의 경우에는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
②결재권자가 두 장 이상으로 이루어지는 다음 각 호의 1에 해당하는 문서를 결재한 때에는 관인관리자는 관인으로 문서를 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가․인가․등록 기타 등의 민원사항에 관계되는 문서
③전항의 문서를 시행할 때에는 그 시행문에 시행명의 자의 관인으로 간인한다.
제31조 (위임전결․대결) ①결재권자는 사무의 내용에 따라 보조기관 등에 위임 전결하게 할 수 있으며 위임된 사항을 전결하는 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.
②결재권자가 휴가․출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후 보고하여야 하며, 위임 전결사항을 대결하는 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는자의 서명란에 “전결”표시를 한 후, 대결하는자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는자의 서명란에 “대결”표시 를 하고 서명하여야 한다.
③제1항 및 제2항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시 할 수 있다.
제32조(문서의 발송) ①문서수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서등록 대장의 기재사항을 확인한 후 문서등록대장의 확인란에 서명하여야 한다.
②행정기관의 보조기관 또는 보좌기관에 발신하는 문서는 문서등록대장의 시행란에 그 내용을 기재하고, 문서등록번호를 붙여 발송하여야 한다.
③인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명 또는 날인을 받아야 한다.
④이사장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실․훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.
제33조(문서수발부의 기록) ①문서수발부서는 접수대장과 등록대장을 비치하고, 이에 의하여 문서의 접수와 발송상황을 기록․정리한다.
②조직위원회에서 생산한 각종자료집, 책자 기타 인쇄물을 배부할 때에는 등록대장의 기록을 생략할 수 있으며, 필요에 따라 인쇄물 배부표를 따로 비치하여 사용할 수 있다.
③모사전송기 또는 전신타자에 의하여 수․발신되는 문서는 문서접수대장과 문서등록대장의 비고란에 수․발신 방법을 기록․유지하여야 하며, 전화로 문서를 수발하는 경우에는 당해 문서의 아래 여백에 송․수신자의 직급 및 성명을 기록하여야 한다.
④전산망에 의하여 문서를 수․발신하는 경우에는 수․발신 내용과 수․발신 관련 대장을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
⑤각 부는 문서보존대장을 비치하여 문서처리사항을 기록 정리한다.
제34조(장부의 서식) 접수대장․등록대장․배부대장의 서식은 별지 제11호 서식, 제5호 서식, 제4호 서식으로 한다.
제35조(문서의 열람) 보조기관 상호간에는 사무수행상 필요한 때에는 문서를 열람하게 한다.
제36조(편철 및 보존기타) 완결된 문서의 정리․편철 및 보존 등 기타에 관하여는 사무관리규정 및 사무관리규정시행규칙을 준용한다.
제37조(문서의 이관) 국제박람회 종료 후 재단법인이 청산될 경우 총무 부서의 장은 문서보존연도 등을 정리한 후 일괄 전라남도에 이관하여 관리되도록 한다.
제38조(준용) 이 규정에서 정하지 아니한 사항에 대하여는 사무관리규정, 사무관리규정시행규칙, 공공기록물 관리에 관한법, 동시행령, 동시행규칙 등을 준용한다.
부 칙
①(시행일) 이 규정은 의결한 날부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정 시행전 행한 문서처리는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.