제정 2018. 3. 14.
제1조(목적) 이 규정은 「재단법인 명량대첩기념사업회」(이하 “재단”이라 한다)의 문서의 작성․처리 및 통제에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 능률화와 통일성을 기함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 문서처리에 관하여 별도로 규정된 것을 제외하고는 이 규정에 따른다.
제3조(정의) 이 규정에서 문서라 함은 재단 내부 또는 대외적으로 업무상 작성된 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름 ,슬라이드 ,전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 재단이 접수한 모든 문서를 말한다.
제4조(사무관리의 원칙) 재단의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리해야 한다.
제5조(문서의 성립 및 효력발생) 모든 문서는 최종 결재권자의 결재로서 성립하고 수신자에게 접수됨으로써 효력이 발생함을 원칙으로 한다.
제6조(사무인계․인수) 재단 직원이 전직, 면직, 휴직, 정직, 장기출타 등의 명령을 받아 사무인계를 하여야 할 경우에는 “사무인계인수서(별지 제1호 서식)”를 작성하고 사무국장이 지정한 자에게 이를 인계하여야 한다.
제7조(문서작성의 일반사항) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.
③ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 A4규격(가로 210mm미터, 세로 297mm)로 한다.
제8조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가․인가 및 등록 등에 관계되는 문서
② 제1항의 규정에 불구하고 민원서류 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다.
제9조(발신명의) 문서의 발신명의는 재단 이사장으로 한다.
제10조(문서의 기안) 문서의 기안은 일반 기안을 원칙으로 한다.
제11조 (검토 및 협조) 문서의 내용이 다른 기관 ․단체의 업무와 관련이 있는 때에는 기관 단체의 검토 및 협조를 받아야 한다.
제12조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재권자는 사무의 내용에 따라 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 사무전결처리규정으로 정한다.
③ 결재권자가 휴가․출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
제13조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문서를 작성하여야 한다.
② 시행문서에는 그 처리담당자의 소속부서․성명과 전화번호를 기재하여야 한다.
제14조(문서의 심사) ① 재단에서 발송하는 문서는 심사를 받아야 한다.
② 문서심사는 실무자가 담당한다.
③ 제1항의 규정에 의하여 문서를 심사할 때에는 다음 사항을 검토하여야 한다.
1. 결재권자의 결재여부
2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부
3. 기안문과 시행문의 일치여부
4. 분류번호․보존기간, 시행문상의 처리담당자 기재여부 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부
5. 전결․대결 구분의 표시 및 착오여부
6. 첨부물의 첨부 여부
7. 발신방법의 지정 여부
④ 문서심사가 완료된 때에는 기안문에 심사일 및 심사자를 표시하여야 한다.
제15조(직인날인 및 서명) ① 재단이사장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍는다.
② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제16조(문서의 발송) 문서는 정보통신망․인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
제17조(문서의 접수․처리) ① 문서는 문서접수대장 (별지 제2호 서식)에 기록한 후 지체 없이 처리하여야 한다.
② 접수된 문서에는 문서처리 인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한다.
제18조(문서의 등록) 문서는 생산 즉시 “문서등록대장(별지 제3호 서식)”에 등록하고 등록번호를 부여하여야 한다.
제19조(문서보관․보존) 완결한 문서는 연도별, 업무별로 분류 보관한다.
제20조(규격) 관인의 모양은 이사장이 정하되, 그 크기는 3cm×3cm 정방형으로 한다.
제21조(등록) “관인대장(별지 4호 서식)”을 비치하고, 재단 내에서 사용하는 모든 관인을 영구보존하여야 한다.
제22조(재등록 및 폐기) ① 관인이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 재등록하여야 한다.
② 제1항 또는 기타의 사유로 관인을 폐기하고자 하는 때에는 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아볼 수 없도록 조치하여야 한다.
제23조(관인사용 및 보관) ① 사무국장은 관인의 관리 및 사용에 책임을 진다.
② 관인은 항상 견고한 용기에 넣어 두어야 하며 업무를 요하지 아니하는 시간 또는 공휴일에는 봉인을 해두어야 한다.
제24조(관인의 사고보고 등) 관인 보관자는 관인의 도난, 분실 또는 허위 변조의 사고가 발생하였을 때에는 지체 없이 이사장에게 보고하고 필요한 조치를 취하여야 한다.
제25조(관인의 날인) ① 관인의 날인은 관인보관자가 결재문서와 대조한 후 날인하여야 한다.
② 관인의 날인위치는 이사장의 끝자가 가운데에 오도록 찍어야 한다.
③ 문서등록대장에 등록되지 아니한 문서의 관인 날인 시에는 “관인날인기록부(별지 제5호 서식)”에 등재한 후 날인하여야 한다.
④ 상장, 상패, 감사장 등에 날인 및 인쇄 시 이사장의 결재를 받은 후 날인한다.
제26조(인영의 인쇄사용) ① 다량의 문서에 관인날인이 필요한 경우 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있으며, 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.
② 제1항의 규정에 의하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에는 “관인 인쇄용지 관리대장(별지 제6호 서식)”을 비치하고 그 사용내역을 기록 관리해야 한다.