제정 2008. 10. 01. 규정 제7호
일부개정 2016. 08. 31.
일부개정 2019. 03. 27.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 전남여성가족재단(이하 "재단"이라 한다)의 문서에 관한 제반 사항을 정하여 문서의 성립, 보관, 보존 등 사무처리의 적정을 기함을 목적으로 한다.
제2조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 없는 한 해당 문서에 대한 결재권자의 결재가 있음으로써 성립하고 그 효력을 발생한다. <개정 2016. 8. 31.>
제2장 문서의 정리
제3조(문서의 접수) ① 여성가족재단에 도착하는 전자문서는 문서주관 부서에서 접수하여 처리부서로 배부한다. <개정 2016. 8. 31.>
② 대외문서를 비전자문서로 접수한 때에는 접수인을 날인하고 결재를 받아야 한다. <신설 2016. 8. 31.>
제4조(결재) ① 모든 사무는 문서에 의하여 처리함을 원칙으로 하되 결재권자의 결재를 받아 시행하여야 한다.
② 문서의 경중에 따라 하급 직위로 하여금 위임전결 처리할 수 있으며, 이에 대한 세부사항은 위임전결규정에 따른다.
제5조(대결) 결재권자가 출장 및 휴가, 그 밖의 사유로 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결하고 결재권자의 후결을 받아야 한다. <개정 2016. 8. 31.>
제6조(문서의 발송) 문서 주관부서에서 문서를 발송할 때에는 문서의 첫면 우측 하단에 직인을 날인하여 발송한다.
제7조(문서의 등록) ① 문서주관 부서에는 문서등록대장을 비치하고 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한다. <신설 2016. 8. 31.>
② 처리부서는 배부 받은 전자문서를 편철을 지정한 후 결재를 받아야 한다. <신설 2016. 8. 31.>
③ 비전자문서는 결재를 받은 후 전자결재에 수동 등록하고 해당 문서는 별도 문서철에 보관․관리하여야 한다. <신설 2016. 8. 31.>
④ 인쇄물 및 책자를 배부할 때에는 문서등록대장의 기록을 생략할 수 있으며 필요에 따라 인쇄물 배부대장을 따로 비치하여 사용할 수 있다.
제3장 문서관리
제8조(보관) 문서의 보관은 회계연도에 따라 편철하여 소관부서에서 보관한다.
제9조(보존) 문서의 보존기간은 다음 5종으로 구분한다.
1. 영구보존
가. 정관, 제규정 및 그 제정, 개정 또는 폐지에 관한 문서
나. 이사회 회의록
다. 등기 및 공시에 관한 문서
라. 통지, 질의, 회답 등의 문서로서 장래 사무취급상 예규가 되는 문서 <개정 2016. 8. 31.>
마. 인사, 임용 및 개인 인사기록 문서
바. 고정자산 관리에 관한 문서
사. 그 밖에 10년 이상 보존을 필요로 하는 문서 <개정 2016. 8. 31.>
2. 10년 보존
가. 급여에 관한 문서
나. 인사에 관한 문서(영구보존 제외)
다. 수입 지출에 관한 장부 및 제증빙 서류
라. 예산 및 결산에 관한 문서
마. 각종 사업의 개발에 관한 문서
바. 그 밖에 5년 이상 보존을 필요로 하는 문서 <개정 2016. 8. 31.>
3. 5년 보존
가. 각종 계약 및 용역 관련 문서
나. 국제회의에 관한 부속문서
다. 감사보고서 <신설 2016. 8. 31.>
라. 그 밖에 3년 이상 보존을 필요로 하는 문서 <개정 2016. 8. 31.>
4. 3년 보존
가. 주무관청 및 관계기관과의 왕복문서
나. 보도자료 및 홍보 관련 문서
다. 문서접수 및 발송 등의 문서
라. 발ㆍ수신 편지 <개정 2016. 8. 31.>
마. 그 밖에 1년 이상 보존을 필요로 하는 문서 <개정 2016. 8. 31.>
5. 1년 보존
가. 업무일지
나. 경미한 문서 및 잡문서 등
제10조(일건서류) 문서의 매 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 1건으로 한다.
제11조(보관철) ① 문서를 보관할 때에는 소정의 보관 철을 사용한다.
② 보관철 내의 문서 량은 200매 기준으로 함을 원칙으로 한다.
③ 보관 철은 문서 분류표에 따라 정한다.
제12조(색인목록) 발생일자 순으로 편철하여 별지 제1호서식의 색인목록을 작성하여야 한다. <개정 2016. 8. 31.>
제13조(문서관리) ① 문서관리는 분산처리를 원칙으로 한다.
② 보존기간이 3년 이상인 문서는 문서 주관부서에 인계하여 보존하도록 한다.
제14조(문서 보존대장 비치) 문서주관 부서는 별지 제2호서식의 문서 보존대장을 비치하고 보존기간 별로 그 보존 상황을 파악 기재하여야 한다. <개정 2016. 8. 31.>
제15조(문서폐지) ① 보존기간이 끝난 문서는 보존대장에 붉은 글자로 폐기일자를 기입하고 문서주관 부서장이 확인한 후 폐기하여야 한다. <개정 2016. 8. 31.>
② 폐기문서는 원칙적으로 소각하여야 한다.
부칙〈2008. 10. 1〉
① (시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 얻은 날부터 시행한다.
② (경과조치) 이 규정 시행이전에 행한 업무에 대하여는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
③ (직무대행) 원장 및 직원채용 이전까지는 전라남도 관련 실과장이 원장의 직무를 대행한다.
부칙 〈2016. 8. 31.〉
① (시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.