제정 2017. 11. 9. 규정 제18호
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 한국학호남진흥원(이하 ‘호남진흥원’이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화, 표준화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) ① 호남진흥원의 사무관리에 관하여는 따로 규정된 것을 제외하고는 이 규정에 의한다.
② 비밀문서의 작성과 처리에 관하여는 보안업무규정에 의한다.
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. ‘공문서’라 함은 호남진흥원 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다. 이하 같다) 및 호남진흥원이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. ‘문서관리부서’라 함은 공문서의 분류, 배부, 수발업무 및 지원ㆍ보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 총무부를 말한다.
3. ‘처리부서’라 함은 사무처리를 주관하는 부서ㆍ팀을 말한다.
4. ‘자료’라 함은 호남진흥원이 생산 또는 취득하는 각종 기록물(공문서를 제외한다) 중 호남진흥원에서 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 도서, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이더 기타 각종 형태의 기록물을 말한다.
5. ‘자료관리부서’라 함은 호남진흥원 내의 자료관리에 관한 사무를 주관하는 부서, 팀을 말한다.
6. ‘정보통신망’이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신 설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는 정보통신 체제를 말한다.
7. ‘전자문서’라 함은 전산망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 문서를 말한다.
8. ‘서명’이라 함은 공문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신 명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자를 표시하는 것을 말한다.
9. ‘전자이미지 서명’이라 함은 전자문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신 명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다.
10. ‘전자이미지 직인’이라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 이미지 형태로 사용되는 직인을 말한다.
11. ‘전자문자서명’이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
12. ‘전자문서시스템’이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리 절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
제4조(사무관리의 원칙) 호남진흥원의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
제5조(사무자동화) 행정사무를 효율적으로 수행하기 위하여 문서관리 부서장은 사무자동화를 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제6조(업무편람의 작성ㆍ활용) 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화, 전문화 될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.
제7조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확성을 위하여 소관 사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
제 2 장 공문서 관리
제8조(공문서의 종류) 공문서(이하 ‘문서’라 한다)는 다음과 같이 법규문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 나눈다.
1. 법규문서는 법령과 규정, 규칙 및 세칙 등에 관한 문서를 말한다.
2. 지시문서는 업무지시, 일일명령 등 호남진흥원의 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
3. 공고문서는 고시, 공고 등 호남진흥원이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.
4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 호남진흥원이 일정한 사항을 기록하여 호남진흥원 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
5. 민원문서는 민원인이 호남진흥원에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
제9조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해문서에 대한 결재(전자이미지 서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립한다.
② 문서(전자문서를 제외한다)는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 효력을 발생한다.
③ 전자문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때에 그 효력을 발생한다.
④ 민원문서를 전산망을 활용하여 접수, 처리한 경우에는 당해민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수, 처리된 것으로 본다.
제10조(문서의 발신 원칙) 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서관리 부서에서 발신함을 원칙으로 한다.
제11조(서식의 제정) 호남진흥원에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화 할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식을 정하여 사용할 수 있다.
제12조(문서작성의 일반사항) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년. 월. 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러지 아니한다.
④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다. 다만, 부득이한 경우에는 [별표 1]의 규격에 해당하는 용지를 사용한다.
제13조(문서의 수정) 문서의 일부분을 수정하거나 삭제할 때에는 수정 또는 삭제할 글자 중앙에 두 선을 긋고, 그 윗부분에 정서한 뒤 수정 또는 삭제한 자가 날인 하여야 하며, 중요한 내용을 수정 또는 삭제한 때에는 좌우 여백에 가제한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.
제14조(문서의 간인) 다음 각 호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다. 다만, 민원서류를 발급하는 경우에는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서
제15조(발신명의) 문서의 발신명의는 원장으로 한다. 다만, 호남진흥원 내의 보조기관 상호간에 발신하는 문서(이하 ‘대내문서’라 한다)는 당해 보조기관의 명의로 한다.
제16조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 기안문서(이하‘기안문’이라 한다)에 실무담당자가 하여야 한다. 다만, 경미한 사항이나 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
② 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
③ 둘 이상 부서의 장이 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다.
제17조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토를 받아야 한다.
② 문서의 내용이 호남진흥원 내의 다른 보조기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.
③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
제18조(결재) ① 문서는 원장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관장의 결재를 받아야 한다.
② 원장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 위임전결규정에 의한다.
③ 결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후 보고를 하여야 한다.
제19조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자 별로 시행문서(이하 ‘시행문’이라 한다)를 작성하여야 한다.
② 시행문에는 그 처리 담당자의 소속부서, 성명과 전화번호를 기재하여야 한다.
제20조(직인날인 및 서명) ① 원장의 명의로 발신하는 문서(전자문서․․비전자문서 포함)의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍고, 보조기관 명의로 발신하는 문서의 시행에는 서명을 한다. 다만, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것을 생략할 수 있다.
② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제21조(문서의 발송) ① 문서는 정보통신망·우편·인편 또는 모사전송 등의 방법으로 문서처리 부서에서 발송하되, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템으로 발송하여야 한다.
② 원장 명의로 발신하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
제22조(문서의 접수 처리) ① 문서는 문서 관리부서에서 접수하여야 하며, 처리부서에서 직접 받은 외부 문서는 지체 없이 문서 관리부서에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다. 다만, 대내 문서는 처리부서에서 이를 직접 접수하여야 한다.
② 접수된 문서에는 문서 처리인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재하며, 전자문서의 경우 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
③ 문서를 받은 처리부서는 문서 처리인의 해당란을 기입한 후 보조기관의 공람서명을 거치기 전 결재권자의 선람을 받아야 한다. 다만, 부득이한 사정으로 선람을 받을 수 없거나 일상 업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러지 아니한다.
④ 제3항의 규정에 의한 선람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다.
제23조(문서의 등록) 문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고 처리부서별로 문서등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 비치문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 종류별로 당해부서의 장이 정하는 바에 따라 따로 등록할 수 있다.
제24조(문서의 편철) ① 처리가 끝난 문서는 문서철에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하되, 수 개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리, 완결된 때에 발생, 경과 및 완결 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 편철하여야 한다.
② 문서철에 철하는 문서의 양은 100매를 기준으로 한다.
③ 문서철은 문서의 기능별, 보존기간 별로 만들어야 한다. 다만, 동일기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기가 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 문서철을 만들 수 있다.
제25조(문서의 보존기간) ① 문서는 그 보존기간을 영구, 10년, 5년, 3년 및 1년의 5종으로 구분하되 문서의 종류별 보존기간은 [별표 2]와 같다.
② 문서의 보존기간 기산일은 당해 문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말한다)를 처리, 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
③ 처리부서에서는 보존하고 있는 문서를 매년 1회 보존기간 변경 필요성 여부를 검토하고 행정 여건의 변화 등에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있다고 인정할 때에는 원장의 결재를 받아 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.
제26조(문서의 보존 등) ① 문서는 보존기간의 기산일부터 3년간(보존기간이 1년인 문서는 1년간) 처리부서에서 보존한 후 문서관리 부서에 인계하여 문서관리부서에서 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다. 다만, 처리부서의 장이 문서관리부서의 장과 협의한 경우에는 처리부서 보존기간 중에 문서 관리부서에 인계할 수 있다.
② 비치문서는 제1항의 규정에도 불구하고 처리부서에서 비치, 활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 문서관리부서에 인계하여 그 보존기간이 만료될 때까지 문서관리부서에서 보존하여야 한다.
제27조(전자문서의 보존 관리) ① 전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 장기적인 전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존 가능한 출력물을 함께 보존하여야 한다.
② 전자문서를 보존, 관리함에 있어서 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조 또는 훼손되지 아니하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.
제28조(문서의 마이크로필름 등에 의한 보존) ① 각 부서에서 보존하고 있는 문서는 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.
② 제1항의 규정에 의하여 문서를 수록한 마이크로필름 또는 광디스크는 당해문서가 폐기된 경우에 한하여 보존 중인 문서로 본다.
제29조(문서의 폐기) 보존기간이 경과한 구문서는 폐기문서의 목록을 작성하여 총무부장과 협의를 거쳐 원장의 결재를 득한 후 폐기하여야 한다.
제30조(문서의 정리) 문서처리 부서장은 매년 1회 이상 문서정리기간을 정하여 당해부서에서 보존하고 있는 문서를 정리하고 그 결과를 문서관리부서에 통보하여야 한다.
제31조(문서의 열람 및 복사) 문서처리 부서장은 다른 부서에서 그 업무를 수행하기 위하여 당해 문서처리부서에서 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청하는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.
제 3 장 직인 관리
제32조(직인의 종류) ① 직인의 종류는 다음과 같다.
1. 이사장의 인
2. 원장의 인
3. 보조기관의 인
4. 각종 위원회의 인(정관 및 원규에 의하여 설치된 위원회 위원장의 인)
② 보조기관의 인은 원장이 필요하다고 승인된 부서만이 갖는다.
제33조(규격) 직인은 정사각형으로 하되, 규격은 [별표 3]과 같이 한다.
제34조(직인의 각인) ① 직인의 각인은 기관명칭, 직위명칭 다음에 인자를 붙여 한글로 가로쓰되 전서체로 한다.
② 기관명칭 중 이사장의 인을 제외한 각종 직인은 ‘재단법인’을 생략할 수 있다.
③ 직인을 신규로 각인하거나 마모, 분실 등으로 인하여 재각인할 때에는 직인 관리책임자가 원장의 승인을 받아 각인한다.
제35조(보관 및 관리책임) 직인의 보관 및 관리책임자는 다음 각 호와 같다.
1. 이사장의 인은 이사회를 주관하는 부서장
2. 원장의 인은 총무부장
3. 보조기관의 인 및 각종 자문위원회의 인은 해당 부서의 장
제36조(날인) ① 직인 관리자는 결재권자와 결재내용의 합치 여부를 확인하여 날인하여야 한다.
② 직인의 날인은 직위명칭의 끝자가 직인 중앙에 위치하도록 한다.
③ 문서가 2매 이상이거나 첨부 서류가 중요한 증빙자료이거나, 대체 위험성이 있다고 인정되는 경우에는 직인으로 간인한다.
제37조(직인대장의 비치) 직인관리 책임자는 [별표 4]에 의한 직인대장을 비치하고 영구 보관하여야 한다.
제38조(직인사용부의 비치) 직인관리 부서는 [별표 5]에 의한 직인 사용부를 비치하고 날인기록을 유지하여 영구보관 하여야 한다.
제39조(직인의 폐기) 조직의 개편이나 직인의 마모로 인하여 직인을 갱신하였을 경우 구 직인은 원장의 승인을 받아 소각하여야 한다.
제 4 장 협조 사무
제40조(보조기관 업무협조) ① 보조기관 간에 다음 각 호에 해당하는 업무를 행하고자 하는 때에는 당해 업무의 기획, 확정, 시행 전에 관계부서의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무 협조의 요청을 받은 부서는 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다.
1. 둘 이상의 보조기관이 공동으로 행하는 것이 필요한 업무
2. 다른 보조기관의 행정지원을 필요로 하는 업무
3. 기타 다른 보조기관의 협의, 동의 등이 필요한 업무
② 업무협조를 요청함에 있어서는 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해업무 협조사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 송부하여야 한다.
제41조(업무협조의 방법) 업무협조는 다음의 방법에 의한다.
1. 문서에 의한 협조
2. 회의 등에 의한 협조
3. 공동 작업반 편성 등에 의한 협조
4. 전화 등에 의한 협조
제 5 장 사무환경
제42조(사무환경의 관리) 원장은 사무환경을 사무능률의 향상 및 직원의 건강보호를 기할 수 있도록 조성 관리하여야 한다.
제43조(사무실 배치기준) 호남진흥원의 각 사무실은 건물구조, 부서조직, 업무 및 인원 등을 고려하여 배치하되 업무처리 흐름의 원활화, 관련부서의 인접배치 등을 고려하여 배치함을 원칙으로 한다.
제44조(사무실의 면적기준) 사무실의 면적은 업무의 성격, 직위 및 직급별 근무인원, 집기 및 장비와 방문객의 규모 등을 고려하여 산정한다.
제45조(사무용 집기) ① 사무용 집기류는 물품관리법에 의하여 제정된 규격품이 있을 때에는 이를 우선적으로 사용하여야 한다.
② 행정사무의 능률을 높이기 위하여 원장은 물품관리 규정에 따라 사무용 집기의 수급에 원활을 기하여야 한다.
제46조(사무실 환경) 원장은 사무실의 조명, 온습도, 공기, 소음, 색채 등 환경요소에 대한 관리기준을 정할 수 있다.
제47조(사무환경 관리의 점검) 원장은 매년 1회 이상 사무환경 관리상태의 적정여부를 점검하고, 중대한 결함이 발견된 경우에는 시정 개선하여야 한다.
부칙(2017. 11. 9.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.