제정 2013. 3. 5.
일부개정 2016. 6. 27.
일부개정 2018. 12. 13.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은재단법인 전라남도환경산업진흥원(이하"진흥원"이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(다른 규정과의 관계) 재단법인 전라남도환경산업진흥원(이하”진흥원”이라 한다)의 사무관리에 관하여 관계법령이나 다른 규정에서 별도로 정하는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2016. 6. 27, 2018. 12. 13.>
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2018. 12. 13.>
1. "문서"라 함은 진흥원 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서
(도면․사진․디스크․테이프․필름․슬라이드․전자문서 등의 특수매체기록을 포
함한다) 및 진흥원에서 접수한 모든 문서를 말한다. <개정 2016. 6. 27.>
2. "문서부서"라 함은 공문서의 분류․배부․수발업무지원․보존 등 문서에 관한 사
무를 주관하는 부서를 말하며 경영기획부가 된다. <개정 2016. 6. 27.>
3. "처리부서"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 하는 부를 말한다.
4. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서
(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한
글로 표시하는 것을 말한다. <개정 2016. 6. 27.>
5. "전자이미지서명" 이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의
이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다. <신설 2016. 6. 27.>
6. "전자문자서명" 이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인
이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. <신설 2016. 6. 27.>
7. "전자이미지직인" 이라 함은 인영(印影)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치
에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다. <신설 2016. 6. 27.>
8. "전자문서시스템" 이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류
ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. <신설 2016. 6. 27.>
제4조(사무관리의 원칙) 진흥원의 사무는 용이성․정확성․신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
제5조(사무의 분장) 원장은 사무의 능률적 처리와 책임소재를 명확히 하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
제6조(사무인계인수) ①직원이 휴직, 면직, 휴가, 기타 근무상 변동이 있는 때에는 담당업무, 보관문서, 물품목록 등을 작성하여 상급자가 지정하는 사람에게 인계하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
②사무를 인수하는 자는 그 내용을 확인하여 사무처리에 지장이 없도록 하여야 한다.
제2장 문서관리
제7조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함한다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다. <개정 2016. 6. 27.>
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다. <개정 2016. 6. 27.>
③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수․처리한 경우에는 당해 민원사항을 이 규정에 의해 접수․처리된 것으로 본다.
제8조(문서의 작성) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다. <개정 2016. 6. 27.>
② 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다. <개정 2016. 6. 27.>
③ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제9조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.
제10조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 따로 서식이 정하여져 있는 것을 제외하고는 별지 제1호서식의 기안용지를 사용한다. <개정 2016. 6. 27.>
② 기안문의 결재란에는 발의자(기안하도록 지시한 사람을 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 사람을 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다. <개정 2016. 6. 27.>
1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서 <개정 2016. 6. 27.>
2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서 <개정 2016. 6. 27.>
3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서 <개정 2016. 6. 27.>
제10조의2(각종 대장ㆍ서식 등의 전산관리) 이 규정에서 정한 각종 대장ㆍ서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전산화ㆍ자동화가 용이하도록 컴퓨터 화일로 관리하여야 한다. <신설 2016. 6. 27.>
제11조(끝 표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.
③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸 까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 따른 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하빈칸" 표시를 하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제12조(문서의 간인) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하거나 각 장에 서명하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
1. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 기타 중요한 문서
제13조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며, 필요에 따라 결재일자를 표시한다. 다만, 법률문서, 전표 등 증빙을 요하는 사항은 날인하여야 한다.
③ 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 한다.
<개정 2016. 6. 27.>
제14조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 부서장의 검토를 받아야 한다. 다만, 부장의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있다. <개정 2016. 6. 27.>
② 문서의 내용이 다른 부서나 다른 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 그 부서 또는 기관의 협조를 받아야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제15조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 수신자별로 별지 제2호서식의 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)를 작성하여야 한다.
<개정 2016. 6. 27.>
② 시행문에는 그 처리담당자의 소속부서, 성명, 전화번호와 전자우편주소를 기재하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제16조(직인생략 등) ① 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 진흥원 내 부서간 단순한 자료요구․업무연락․통보 등을 위한 문서로서 문서심사관이 결정한 경미한 내용의 문서에는 별표 1의 직인생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.
② 상장 및 각종 증빙서류에 속하는 문서와 대외 발송문서에는 직인을 날인하여야 한다.
③ 문서의 발신명의는 원장 명의로 한다.
제17조 삭제 <2016. 6. 27.>
제18조 삭제 <2016. 6. 27.>
제19조(전결․대결) 결재는 다음 각 호로 구분한다.
1. 전결: 직제 및 책임권한규정에 따라 하위 직책자에게 권한을 위임하여 행하는 결재 <개정 2016. 6. 27.>
2. 대결: 결재권자가 출장, 휴가, 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 때 그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재 <개정 2016. 6. 27.>
제20조(문서의 발송) ① 문서는 처리부서에서 발송하여야 한다. 다만 인편․우편․모사전송으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.
② 대외문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하거나 긴급한 문서 및 보안이 필요한 문서는 등기우편 등 도착확인이 가능한 방법으로 발송한다.
제21조(문서접수) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.
② 접수된 문서에는 별표 2의 접수인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한다. 다만, 제1항의 규정에 따라 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다. <개정 2016. 6. 27.>
③ 처리부서는 중요한 내용의 문서에 대하여는 결재권자의 선람을 받아야 한다.
④ 제3항의 규정에 따른 선람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. <개정 2016. 6. 27.>
⑤ 원장은 정보통신망을 이용하여 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항부터 제4항까지의 규정에 따라 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소․성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다. <개정 2016. 6. 27.>
제22조(문서의 보관 및 보존) ① 문서의 보관 및 보존에 관한 사항은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」을 준용한다. <개정 2016. 6. 27, 2018. 12. 13.>
② 문서분류 및 보존기간이 명시되지 않은 문서는 유사한 종별에 준하여 보관 및 보존기간을 정한다.
③ 각 부서는 완결된 문서에 대하여 문서 분류표를 작성하여 부서 단위로 통합 관리하여야 한다.
④ 법률상 증거능력이 필요한 각종 인증문서는 서면 문서의 원본 상태로 보관 또는 보존되어야 한다.
⑤ 임직원의 채용과 관련된 문서는 영구적으로 보존한다. 다만, 응시자가 제출한 서류는 5년 이상 보관하되 「채용절차의 공정화에 관한 법률」에 따라 반환하거나 폐기할 수 있다. <개정 2018. 12. 13.>
제3장 직인관리
제23조(종류 및 비치) 진흥원에서 사용하는 직인은 다음 각 호와 같이 구분한다.
1. 진흥원인: 진흥원의 명칭을 새긴 인장 <개정 2016. 6. 27.>
2. 직인: 이사장 또는 그 밖에 직인이 필요한 부서장의 직명을 새긴 인장
<개정 2016. 6. 27.>
3. 특수인: 계인, 회계관직인 등 특수한 업무에 사용하기 위한 인장 <개정 2016. 6. 27.>
제24조(규격과 문자배열) 진흥원인 및 직인의 규격은 별표 3과 같이 하고 문자배열은 한글 전서체로 가로글씨로 새긴다. <개정 2016. 6. 27.>
제25조(직인관리) 직인을 신조, 개각 또는 폐지할 때에는 별지 제2호서식의 직인대장을 작성하여 직인의 필요한 사항을 정리하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제26조(직인의 신조, 개각 또는 폐지) ① 이사장은 필요한 경우 직인을 신조, 개각 또는 폐지할 수 있다.
② 분실, 마모, 개인 등으로 직인을 사용할 수 없게 된 때에는 별지 제3호서식의 폐인대장에 폐지사유 및 폐지일자 등을 기재하고 폐기 당시의 인영을 등록한 후 소각 폐기한다. <개정 2016. 6. 27.>
제27조(인영의 보존) 직인관리자는 별지 제4호서식의 인영부에 현재 공인의 인영을 보존하여야 한다.
제28조(공고) 직인을 신조각인 하거나, 개인, 폐인 하였을 때에는 이를 게시 공고하여야 한다.
제29조(직인의 사고보고 등) 직인관리자는 직인의 도난, 분실 또는 허위, 변조 등의 사고가 발생하였을 때에는 지체 없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제5호서식에 따라 직인사고 보고서를 이사장에게 제출하여야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제30조(직인관리자) 직인의 관리자는 경영기획부장으로 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제31조(보관) 직인은 항상 견고한 용기에 보관하여야 하며, 직무 이외의 시간과 직무를 요하지 아니하는 시간에는 이중 캐비닛에 보관해 두어야 한다. <개정 2016. 6. 27.>
제32조(직인의 날인) ① 직인의 날인은 직인관리자가 결재문서와 대조한 후 날인하여야 한다.
② 직인의 날인 위치는 그 문서를 발행하는 기관 또는 직위의 명칭 "끝"자가 공인의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 민원서류를 발급받는 직인의 경우에는 발급기관장 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.
③ 진흥원인과 직인을 동시에 날인하는 문서에는 진흥원인의 날인은 문서발행 연ㆍ월ㆍ일의 "년" 자가 가운데 오도록 날인한다. <개정 2016. 6. 27.>
제33조(인영의 색깔) 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송을 통하여 문서를 접속하는 경우에는 관인 인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.
제4장 보칙
제34조(준용규정) 사무관리에 관하여 이 규정에서 정하지 않은 사항은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」을 준용한다. <개정 2016. 6. 27, 2018. 12. 13.>
부칙(2016. 6. 27.)
(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.
부칙(2018. 12. 13.)
(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.