제정 2009. 10. 23.
전부개정 2016. 06. 29.
일부개정 2018. 08. 20.
일부개정 2020. 07. 02.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 전라남도문화재단의 문서 작성, 처리, 통제, 보관 및 보존에 관한 사항 등을 규정함으로써 하여 문서관리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “문서”란 재단의 내부 또는 국내외로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 재단에서 접수한 모든 문서를 말한다.
2. “주관부서”란 문서의 관리통제와 관할 업무를 관장하는 부서를 말하며 기획경영팀이 된다.
제3조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 해당문서에 대한 서명에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.
제2장 문서의 형식
제4조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계, 제증명 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4 크기의 용지를 세워서 쓴다.
제5조(양식화) ① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 횡서함을 원칙으로 간결ㆍ명료하여야 하며 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 연구문서, 법규문서 및 계약서 등은 필요에 따라 예외로 사용할 수 있다.
② 외래어는 한글로 표기하는 것을 원칙으로 하되, 의사표시가 곤란할 때에는 괄호 안에 원어를 사용할 수 있다. 다만, 필요할 때는 원어만을 사용할 수도 있다.
③ 문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하고, 연월일의 글자는 생략하고 점으로 표시하며, 시간은 24시간제로 4단 숫자로 표시하되, 시분의 구분을 콜론(:)으로 표시한다.
④ 문서의 항목은 1. 가. 1), 가), (1), (가)와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.
제6조(색채) 도표를 제외한 문서는 일반적으로 무색의 용지를 사용하고 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은색으로 사용할 수 있다.
제7조(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정 삽입 또는 삭제할 때에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제수를 표시하고 날인한다.
제8조(면 표지) 문서상단 좌측에 분류기호와 좌측에 시행 년, 월, 일을 기입하고, 문서가 2면 이상으로 계속될 때에는 문서 하단 중앙에 전면수와 해당 면의 일련번호를 기입한다.
제9조(문서의 구성) 문서의 구성은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 이루어진다.
1. 두문은 재단명, 수신자, 경유로 한다.
2. 본문은 제목과 내용으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 분류기호, 문서번호, 시행일자, 우편번호, 주소, 전화번호, 모사전송번호, 공개구분으로 한다.
제10조(분류기호와 문서번호) ① 분류기호는 문서기호와 분류번호로 하되 별지 제1호서식의 기관기호 및 수신번호를 작성한다.
② 문서번호는 연도별 일련번호로 한다.
제11조(끝 및 첨부 표시) 문서의 좌측한계선에서 끝났을 경우에는 좌측기본선에서 한 자 띄고 “끝”자를 쓴다. 양식으로 끝나는 본문에는 양식 하단 좌측에 “끝”자를 쓴다.
제12조(발신명의) 외부문서는 대표이사 명의로 발신한다.
제13조(직인 및 계인의 사용) 각종 증빙서에는 직인 및 계인을 외부문서에는 직인을 찍되 발신자 명의 성명 끝 자가 중앙에 오도록 날인한다. 다만, 내부 문서나 동일문서의 부서가 많은 것은 문서 상단좌측에 별지 제2호서식과 같은 직인생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.
제3장 문서의 작성
제14조(기안) ① 기안은 기안문의 기안자가 행하는 것을 원칙으로 한다.
② <삭 제>
③ 내부문서는 규정된 성안문 양식에 의거 바로 기안할 수 있다.
제15조(기안자 등의 표시) 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 직위나 직급을 표시하고 서명하되, 검토자나 협조자가 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에 “(의견 있음)”이라고 표시하여야 한다.
제16조(일괄기안) 상호 관련성 있는 문서로서 일괄하여 기안할 필요가 있을 때에는 일괄 기안할 수 있다. 다만, 성안할 시는 별도로 하여야 한다.
제17조(협조전) 각부서간 의견교환 및 협조사항의 처리를 위하여 별지 제3호서식과 같이 기안문과 동일한 양식의 협조전을 사용한다.
제18조(장부에 의한 처리) 경미한 사실의 허가, 증빙서, 증명서등의 교부, 기타 관례적 업무에 관한 문서는 기안함을 생략하고 그 내용을 장부에 따라 처리할 수 있다.
제19조(타부서와의 협조) ① 기안문의 내용이 타부서와의 관련으로 협조를 요할 때에는 최종결재권자의 결재를 득하기 전에 협조서명을 얻어야 한다.
② 문서는 필요에 따라 사본을 할 수 있다. 사본된 문서에는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명 날인한다.
제20조(수신처 참조) 동일내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신에 수신처 참조라 기록하고 결문의 수신처에 수신처를 기입할 수 있다.
제21조(결재) ① 문서의 효력을 위하여 결재를 받아야 한다.
② 결재는 다음 각 호와 같다.
1. 전결: 위임전결규정에 의하여 사무처장에게 결재권을 위임하여 결재 하는 것
2. 대결: 결재권자가 상당기간 부재중일 때 그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재. 다만, 내용이 중요한 것은 사후에 보고하여야 한다.
제22조(결재의 방법) ① 결재의 표시는 양식화된 것을 제외하고는 결재권자의 실인 또는 서명으로 할 수 있으며 월일을 표시한다.
② 결재는 서면 또는 전자결재로 한다.
제23조 <삭 제>
제24조(통제기관) ① 문서통제는 주관부서의 장이 담당한다.
② 각 부서의 장은 소관부서의 문서관리에 관한 감독의 책임이 있고 주관부서장은 지도의 책임이 있다.
제25조(통제사항) 문서통제담당자는 다음 각 호의 사항을 중점적으로 통제하여야 한다.
1. 결재권자의 결재누락 여부
2. 타 문서와의 중복 여부
3. 기안문과 성안문과의 대조
4. 전결구분의 정확성 여부
5. 부서간 협조의 완전성 여부
6. 첨부물 누락 여부
7. 철자법 및 서식의 완전성 여부
제4장 문서처리
제26조(문서의 접수) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서 주관부서에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.
② 접수된 문서에는 접수인을 찍고, 문서등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기록하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서 주관부서에서 직접 받은 문서는 문서 주관부서가 접수일시를 기록하여 이를 처리부서로 보낸다.
③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 직원은 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 직원의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
④ 제3항의 규정에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
⑤ 처리부서의 장은 정보통신망을 이용하여 행정기관외의 사람에게 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항에서 제4항까지의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.
⑥ 처리부서의 장은 재단의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 처리부서에서 접수할 수 있다.
제27조(문서의 발송) ① 문서수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서등록 대장의 개재사항을 확인한 후 문서등록대장의 확인란이 서명하여야 한다.
② 행정기관의 보조기관 또는 보좌기관에 발신하는 문서는 문서등록대장의 시행란에 그 내용을 기재하고, 문서등록번호를 붙여 발송하여야 한다.
③ 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명 또는 날인을 받아야 한다.
④ 대표이사는 공문서를 수발할 때 문서의 보안유지와 분실ㆍ훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 하여야 한다.
제28조(문서의 반송) ① 접수한 문서가 형식상 결함이 있거나 내용이 소관업무와 관련이 없을 경우에는 의견서를 첨부하여 문서 주관부서 또는 발송부서(대내문서일 경우)로 즉시 반송한다.
② 문서 주관부서는 각 부서로부터 반송된 문서를 즉시 발신기관으로 반송한다.
제29조(소관부서의 중복) 문서의 내용이 2개 이상의 부서에 관련될 때에는 관계가 많은 부서에 배포한다.
제30조(분류, 보관) ① 문서는 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 분류 보관하여야 하며 회계연도에 따라 편철한다.
② 문서의 분류는 분류번호별로 분류하며 예외로 통합할 수 있다.
제31조(보존) 문서의 보존기간은 다음 각 호의 5종으로 구분한다.
1. 영구보존
가. 정관, 제 규정 및 그 제정, 개폐에 관한 문서
나. 이사회 회의록
다. 등기 및 공시에 관한 문서
라. 통첩, 질의, 회답 등의 문서로서 장래 사무 취급상 예규가 되는 문서
마. 인사, 임용 및 개인 인사기록 문서
바. 고정자산 관리에 관한 문서
사. 기타 10년 이상 보존을 요하는 문서
2. 10년 보존
가. 급여에 관한 문서
나. 인사에 관한 문서(영구보존 제외)
다. 수입 지출에 관한 장부 및 제증빙 서류
라. 예산 및 결산에 관한 문서
마. 각종 사업의 개발에 관한 문서
바. 기타 5년 이상 보존을 요하는 문서
3. 5년 보존
가. 각종 계약 및 용역 관련 문서
나. 국제회의에 관한 부속문서
다. 기타 3년 이상 보존을 요하는 문서
4. 3년 보존
가. 주무관청 및 관계기관과의 왕복문서
나. 보도자료 및 홍보 관련 문서
다. 문서접발부 등의 문서
라. 발/수신 서한
마. 기타 1년 이상 보존을 요하는 문서
5. 1년 보존
가. 업무일지
나. 경미한 문서 및 잡문서 등
제32조(폐기) ① 보존기간이 경과한 문서는 목록을 작성, 결재를 득한 후 폐기한다.
② 문서의 폐기는 보안에 적극 유의하여야 한다.
제5장 문서관리
제33조(일건서류) 문서의 매 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 1건으로 한다.
제34조(보관철) ① 문서를 보관할 때에는 소정의 보관철을 사용한다.
② 보관철 내의 문서양은 200매 기준으로 함을 원칙으로 한다.
③ 보관철은 문서 분류표에 따라 정한다.
제35조(색인목록) 발생일자 순으로 편철하여 색인목록을 작성을 시행 할 수 있다.
제36조(문서관리) ① 문서관리는 분산처리를 원칙으로 한다.
② 보존기간이 3년 이상인 문서는 문서 주관부서에 인계하여 보존하도록 한다.
제37조(문서 보존대장 비치) 문서 주관부서는 문서 보존대장을 비치하고 보존기간 별로 그 보존상황을 파악 기재하여야 한다.
제38조(사무의 인계ㆍ인수) ① 사무를 인계ㆍ인수하는 자는 별지 제4호서식의 사무 인계ㆍ인수서 1부를 작성하여 처리과에서 보존한다.
② 후임자가 정하여지지 아니한 경우 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.
부 칙(2016. 6. 29.)
이 규정은 이사회의 승인을 얻은 날부터 시행한다.
부 칙(2018. 3. 30.)
이 규정은 이사회의 승인을 얻은 날부터 시행한다.
부 칙(2018. 8. 20.)
이 규정은 이사회의 승인을 받은 날부터 시행한다.
부 칙(2020. 07. 01.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 받고, 재단 명칭 변경 등에 따른 정관 변경 등기를 완료한 날부터 시행한다.
제2조(경과조치) 종전의 「재단법인 전라남도문화관광재단 문서관리규정」에 따라 행하여진 처분·절차 그 밖의 행위는 전라남도문화재단이 행한 행위와 전라남도문화재단에 대한 행위로 본다.