제정 2008.03.05
개정 2013.10.28
개정 2016.04.12
개정 2023.12.20
제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 전라남도정보문화산업진흥원(이하 "진흥원" 이라 한다)의 문서관리에 관한 제반 사항을 정하여 문서의 성립, 보관, 보존 등 사무처리의 적정을 기함을 목적으로 한다. <개정 203.10.28., 2016.04.12.>
제2조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 다른 규정에 특별히 정하는 바가 없는 한 결재권자의 결재가 있음으로써 성립하고 그 효력이 발생한다. <개정 2016.04.12.>
제2장 문서의 정리
제3조(문서의 접수) ① 진흥원에 도착하는 문서는 문서주관 부서에서 접수하여 접수인을 날인하고 처리한다.
② 친전 문서는 원장이 직접 개봉하여 제1항의 규정에 의한 처리를 한다.
제4조(결재) ① 모든 사무는 문서에 의하여 처리함을 원칙으로 하되 결재권자의 결재를 받아 시행하여야 한다.
② 원장은 문서의 경중에 따라 부서장으로 하여금 위임전결 처리하게 할 수 있으며 이에 대한 세부사항은 위임전결 규정에 따른다. <개정 2016.04.12.>
제5조(대결) 결재권자가 출장 및 휴가, 기타의 사유로 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결하고 결재권자의 후결을 받아야 한다. <개정 2016.04.12.>
제6조(문서의 발송) 문서 주관부서에서 문서를 발송할 때에는 문서의 첫면 우측 하단에 발송인을 날인하여 발송한다.
제7조(문서수발부) ① 문서주관 부서에는 문서등록대장을 비치하고 이에 의하여 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한다.
② 인쇄물 및 책자를 배부할 때에는 문서등록대장의 기록을 생략할 수 있으며 필요에 따라 인쇄물 배부대장을 따로 비치하여 사용할 수 있다.
제3장 문서관리
제8조(보관) 문서의 보관은 회계년도에 따라 편철하여 소관부서에서 보관한다.
제9조(보존) 문서의 보존기간은 다음 5종으로 구분한다.
1. 영구보존
가. 정관 및 제 규정의 제정, 개폐에 관한 문서
나. 이사회 회의록
다. 등기 및 공시에 관한 문서
라. 통첩, 질의, 회답 등의 문서로서 장래 사무 취급상 예규가 되는 문서
마. 인사, 임용 및 개인 인사기록 문서
바. 고정자산 관리에 관한 문서
사. 기타 10년 이상 보존을 요하는 문서
2. 10년보존
가. 급여에 관한 문서
나. 인사에 관한 문서(영구보존 제외)
다. 수입 지출에 관한 장부 및 제증빙 서류
라. 예산 및 결산에 관한 문서
마. 각종 사업의 개발에 관한 문서
바. 기타 5년 이상 보존을 요하는 문서
3. 5년보존
가. 각종 계약 및 용역 관련 문서
나. 국제회의에 관한 부속문서
다. 기타 3년 이상 보존을 요하는 문서
4. 3년보존
가. 주무관청 및 관계기관과의 왕복문서
나. 보도자료 및 홍보 관련 문서
다. 문서접․발부 등의 문서
라. 발․수신 서한
마. 기타 1년 이상 보존을 요하는 문서
5. 1년보존
가. 업무일지
나. 경미한 문서 및 잡문서 등
제10조(일건서류) 문서의 매 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 1건으로 한다.
제11조(보관철) ① 모든 부서에서 문서를 보관할 때에는 소정의 보관철을 사용한다.<개정 2016.04.12.>
② 보관철 내의 문서량은 200매 기준으로 함을 원칙으로 한다.
③ 보관철은 문서 분류표에 따라 정한다.
제12조(색인목록) 문서의 소관부서는 발생일자 순으로 편철하여 색인목록을 작성하여야 한다.<개정 2016.04.12.>
제13조(문서관리) ① 문서관리는 분산처리를 원칙으로 한다.
② 보존기간이 3년 이상인 문서는 문서 주관부서에 인계하여 보존하도록 한다.
제14조(문서 보존대장 비치) 문서 주관부서는 문서 보존대장을 비치하고 보존기간 별로 그 보존상황을 파악 기재하여야 한다.
제15조(문서폐지) ① 보존기간이 끝난 문서는 재보관 여부를 심사하여 보존가치가 없는 문서는 폐기하여야 한다. <개정 2016.04.12.>
② 폐기문서는 보존대장에 폐기일자 등을 기록하고 폐기처분하여야 한다. <개정 2016.04.12.>
부 칙 (2008.03.05.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.
제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 행한 업무에 대하여는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
제3조(직무대행) 원장 및 직원채용이전까지 전라남도 문화융성국장이 원장의 직무를 대행하고 문화산업과(콘텐츠산업담당)에서 그 업무를 대행한다.
부 칙 (2013.10.28.)
이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙 (2016.04.12.)
이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙 (2023.12.20.)
이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.