2004. 3. 17. 제정
2009. 11. 2. 개정
2016. 9. 21. 개정
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 전남테크노파크의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 능률화를 기함을 목적으로 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제2조(적용범위) 재단법인 전남테크노파크(이하 “법인”이라 한다)의 사무관리에 관하여는 다른 규정에서 특별히 규정된 것을 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2016. 9. 21.>
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2016. 9. 21.>
1. 문서: 재단 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 모든 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)
2. 문서부서: 공문서의 분류․배부․수발업무지원․보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서(행정지원실)
3. 처리부서: 문서의 수발 및 사무처리를 하는 부서
4. 서명: 기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 문서상에 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것
제4조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 해당 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다. <개정 2016. 9. 21.>
② 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 특별한 규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.
제5조(사무관리의 원칙) 법인의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리되어야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제6조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확성을 기하기 위하여 소관 사무를 단위업무별로 분장하되 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
제7조(사무의 인계인수) 직원이 전보 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계, 인수하는 때에는 담당업무에 관한 진행상황, 관계문서 자료, 그 밖의 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 명확하게 인계․인수하고 그 결과를 직근상급자에게 보고하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제2장 문서의 작성 및 처리
제8조(문서작성의 일반사항) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 A4(가로 210㎜, 세로 297㎜) 크기의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.
제9조(문서의 간인) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하거나 각 장에 서명하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서
제10조(발신명의) 문서의 발신명의는 원장으로 한다. 다만, 법인 내의 부서 상호간에 발신하는 문서는 해당 부서장의 명의로 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제11조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 기안문서(이하 “기안문” 이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 증명서 교부, 그 밖의 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을
관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다. <개정 2016. 9. 21.>
② 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
제12조(검토 및 협조) ① 문서의 내용이 법인 내의 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
② 제1항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 해당 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제13조(결재) ① 이사회의 상정과 정책결정 등 중요한 문서와 원장이 필요하다고 판단되는 문서는 이사장의 결재를 받아야 한다. 다만, 단위부서 명의로 발신하는 문서는 그 부서장의 결재를 받아야 한다.
② 이사장은 사무의 내용에 따라 그 보조자로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임 전결사항은 이사장이 별도로 정한다.
③ 결재권자가 휴가, 출장 그 밖의 사유로 상당기간 부재중이거나 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 이 경우 그 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자의 후결을 받아야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제14조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니더라도 누설되는 경우 법인, 국가, 공공의 안녕을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제15조(시행문의 작성) 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신, 전신타자, 전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
제3장 문서의 심사 및 발송
제16조(문서심사관) 문서의 심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 문서부서에 문서심사관을 둔다.
제17조(문서의 심사) ① 이사장 또는 원장의 명의로 발신하는 문서는 문서심사관의 심사를 받아야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
② 문서심사관이 제1항의 규정에 의하여 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 심사하여야 하며, 심사결과 미비된 사항이 있는 때에는 그 사항을 처리부서에 통보하여 보완하도록 하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
1. 결재권자의 결재여부
2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부
3. 기안문과 시행문의 일치여부
4. 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확성 및 누락여부
5. 전결, 대결 구분의 표시 및 착오여부
6. 첨부물의 첨부 여부
7. 발신방법의 지정여부 등
③ 문서심사관은 심사가 완료된 때에는 기안문에 심사일 및 심사자를 표시하여야 한다.
제18조(직인날인 및 서명) ① 이사장 또는 원장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍고, 단위 부서의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 서명을 한다. 다만, 전신, 전신타자, 전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에는 직인은 생략할 수 있다. <개정 2016. 9. 21.>
② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제19조(문서의 발송) ① 시행문은 우편, 인편, 전산정보시스템 또는 모사전송의 방법으로 문서부서에서 발송하여야 한다. 다만, 신속한 전달이 필요하거나 처리 부서에서 발송 장비를 운용하고 있는 등 특별한 사유가 있는 경우에는 문서심사관이 발송책임자를 지정하여 처리부서에서 직접 발송하게 할 수 있으며, 단위부서의 명의로 발신하는 문서는 처리부서에서 발송하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
② 이사장 또는 원장의 명의로 발신하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제20조(문서의 접수, 처리) ① 문서는 문서부서에서 접수하여야 하며, 처리부서에서 직접 받은 문서는 지체없이 문서부서에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다.
② 접수된 문서에는 이 규정이 정하는 문서처리인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한 후 이를 처리부서로 보낸다.
③ 문서를 받은 처리부서는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 보조자의 공람 서명을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야 한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상 업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 제3항의 규정에 의해 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다. <개정 2016. 9. 21.>
제21조(문서의 등록) 문서는 해당 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고 등록하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
제22조(문서의 분류) 문서의 분류는 정부의 “사무관리규정 및 사무관리시행규칙”을 적용할 수 있으며 재단의 편의에 의해 분류할 수 있다.
제4장 문서의 보존
제23조(문서의 편철) 처리가 끝난 문서는 문서철에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하되 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리가 완결될 때에 발생경과 및 완결 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 철하여야 한다.
제24조(문서의 보존기간) 문서는 그 보존기간을 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」을 준용할 수 있다. <개정 2016. 9. 21.>
제25조(문서의 보존) ① 문서는 보존기간의 기산일부터 1년간 처리부서에서 이를 보관하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의한 보관이 끝난 문서는 다음의 구분에 따라 이를 보존하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
1. 보존기간이 3년 이상인 문서는 문서부서에 이를 인계하여 그 보존기간이 만료될 때까지 보존
2. 제1호의 규정에 의하여 문서부서에 이관하여 보존하여야 할 문서 중 해당 처리부서에서 계속 활용할 필요가 있는 문서는 문서부서와 협의하여 처리부서에서 계속 보관 가능
③ 비치문서는 제1항 및 제2항의 규정에 불구하고 처리과에서 비치, 활용의 필요성이 없을 때까지 문서부서에서 보존하여야 한다.
제26조(문서의 폐기) ① 문서부서는 보존기간이 경과한 문서 또는 보존할 필요가 없는 문서를 조사하여 처리부서와 협의를 거쳐 매년 2월말까지 폐기하여야 한다. <개정 2016. 9. 21.>
② 폐기문서는 보존문서 기록대장에 폐기일자를 기록한 후 소각한다.
제27조(문서의 정리) 문서부서는 매년 1회 이상 문서정리기간을 정하여 보존하고 있는 문서를 정리하고 그 결과를 원장에게 보고하여야 한다.
제5장 보칙 <개정 2016. 9. 21.>
제28조(준용규정) 이 규정에서 정하지 아니한 사항에 대하여는 「정부사무관리규정」, 「정부사무관리 시행규칙」, 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」을 각각 준용한다. <개정 2016. 9. 21.>
부칙
이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.
부칙
이 규정은 2009년 11월 2일부터 시행한다.
부칙
이 규정은 2016년 9월 21일부터 시행한다.