제정 2010. 1. 22.
개정 2013. 9. 30.
개정 2014. 6. 27.
개정 2016. 10. 10.
개정 2022. 8. 22.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 녹색에너지연구원(이하 “연구원”이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 능률화를 기함을 목적으로 한다. <개정 2013.09.30.>
제2조(다른 법령과의 관계) 연구원의 사무관리에 관하여는 따로 정한 것을 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2016.10.10.>
제3조(업무처리) ① 공적인 업무처리는 문서로 함을 원칙으로 한다.
② 직원은 휴직, 면직, 휴가 및 그 밖의 신상 변동 있는 경우에는 담당업무, 보관문서, 물품목록 등을 작성하여 상급자가 지정하는 사람에게 인계하여야 한다. <개정 2016.10.10.>
③ 사무를 인수하는 사람은 그 내용을 확인하여 사무 처리에 지장이 없도록 하여야 한다. <개정 2016.10.10.>
제4조(용어의 정의) 문서라 함은 연구원이 대외적으로 업무상 작성·시행된 문서(도면, 사진 등 포함) 및 연구원에 접수된 모든 문서를 말한다.
제5조(문서의 성립, 효력) 모든 문서는 서명에 따른 결재로 성립되고, 수신자에게 도달함으로써 그 효력이 발생함을 원칙으로 한다. <개정 2016.10.10.>
제6조(주관부서) 주관부서라 함은 문서의 관리통제와 관할 업무를 관장하는 경영업무 담당부서를 지칭한다. <개정 2014.06.27., 2016.10.10.>
제2장 문서의 형식
제7조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계표, 증빙서류, 각종 증명 및 그 밖의 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4(가로 210㎜, 세로 297㎜) 크기의 종이를 세로방향으로 쓰는 것을 원칙으로 한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제8조(양식화) ① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 가로쓰기함을 원칙으로 간결ㆍ명료하여야 하며, 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 연구문서, 법규문서 및 계약서 등은 필요에 따라 한자 또는 그 밖의 외래어를 사용할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
② 외래어는 한글로 표기하는 것을 원칙으로 하되, 의사전달이 곤란한 경우에는 괄호 안에 원어를 사용할 수 있다. 다만, 필요한 경우에는 원어만을 사용할 수도 있다. <개정 2016.10.10.>
③ 문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하고, 연ㆍ월ㆍ일은 서기와 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 점으로 표시하며, 시간은 24시간제로 4단 숫자로 표시하되 시ㆍ분의 구분을 쌍점(:)으로 표시한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있을 경우에는 그러하지 아니한다. <개정 2022.08.22.>
④ 문서의 항목은 1. 가. (1), (가), ①, ㉮와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.
제9조(색채) 도표를 제외한 문서는 일반적으로 무색의 용지를 사용하고, 기재하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시를 할 경우에는 붉은색으로 사용할 수 있다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제10조(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정 삽입 또는 삭제할 경우에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제 수를 표시하고 수정한 사람이 그곳에 서명 또는 날인한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제11조(면표지) 문서가 2면 이상으로 계속될 경우에는 문서 하단중앙에 전면수와 당해 면의 일련번호를 기입하고 둘째 장부터 문서상단 좌측에 분류기호와 좌측에 시행 연월일을 기입한다.
제12조(문서의 구성) 기안문 및 시행문은 다음과 같이 머리말ㆍ본문 및 맺음말로 구성한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
1. 머리말은 발신 기관명 수신자로 한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다.
3. 맺음말은 발신 명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행 일자, 접수등록번호와 접수 일자, 발신 기관의 우편번호·주소·홈페이지 주소·전화번호·모사전송번호·소속 직원의 공식 전자우편주소 및 공개 구분으로 한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제13조(분류기호와 문서번호) ① 분류 기호는 문서 기호와 분류 번호로 하되, 별표 1과 같이 한다. <개정 2022.08.22.>
② 문서번호는 연도별 일련번호를 주관부서에서 분류 기호 다음에 부여한다. <개정 2022.08.22.>
제14조(끝 및 붙임 표시) 문서의 좌측 한계선에서 끝났을 경우에는 좌측 기본선에서 한 자 띄고 끝 자를 쓴다. 양식으로 끝나는 본문에는 양식 하단 좌측에 끝 자를 쓴다. <개정 2022.08.22.>
제15조(발신명의) 외부 문서는 원장 또는 이사장 명의로 발신한다. 다만, 연구원 내의 부서 상호 간에 발신하는 문서는 발신 부서장의 명의로 한다. <개정 2014.06.27., 2016.10.10., 2022.08.22.>
제16조(직인 및 간인의 사용) 각종 증빙서 등에는 직인 및 간인을, 외부 문서에는 직인을 날인하되 발신자 명의 성명 끝 자가 중앙에 오도록 한다. <개정 2022.08.22.>
제3장 문서의 작성
제17조(기안) ① 기안은 기안문의 기안자가 행하는 것을 원칙으로 한다.
② 기안은 결재를 얻기 위하여 별지 제1호 서식에 의거 기안한다.
제18조(기안책임) 문서 기안의 책임은 기안자 및 결재자가 공동책임을 진다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제19조(일괄기안) 상호 관련성 있는 문서로서 일괄하여 기안할 필요가 있을 경우에는 일괄 기안할 수 있다. 이 경우 각 안별로 시행문을 따로 작성하여야 한다.
제20조(협조전) 각 부서 간 의견교환 및 협조 사항의 처리를 위하여 별지 제1호서식과 같이 기안문과 동일한 양식의 협조전을 사용한다. <개정 2022.08.22.>
제21조(장부에 따른 처리) 경미한 사실의 허가, 증빙서, 증명서 등의 교부, 그 밖의 관례적 업무에 관한 문서는 기안함을 생략하고 그 내용을 장부에 의거 처리할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
제22조(타부서와의 협조) ① 기안문의 내용이 타 부서와의 관련으로 협조를 요할 경우에는 최종결재권자의 결재를 얻기 전에 협조 서명을 얻어야 한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
② 문서는 필요에 따라 사본을 할 수 있다. 사본 된 문서에는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명ㆍ날인한다. <개정 2022.08.22.>
제23조(수정) ① 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 경우에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제한 경우에는 좌 또는 우 여백에 수정 또는 삭제한 글자 수를 표시하고 수정한 사람이 그곳에 서명 또는 날인한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
② 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없는 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제24조(결재) ① 문서의 효력을 발생하게 하기 위해서는 결재를 받아야 한다.
② 결재에는 완결, 전결, 대결 및 후열로 구분한다.
1. 완결: 기안자로부터 최종 결재권자에 이르기까지 관계자가 결재하는 것을 말한다. <개정 2022.08.22.>
2. 전결: 위임전결 규정에 따라 하위부서장에게 결재권을 위임하여 결재하게 하는 것을 말한다. <개정 2022.08.22.>
3. 대결: 결재권자가 출장, 휴가 및 그 밖의 사유로 상당 기간 부재중일 경우 그 직무를 대행하는 사람이 행하는 결재를 말한다. 다만, 내용이 중요한 것은 후열로 받아야 한다. <개정 2016.10.10.>
4. 후결: 긴급한 문서로서 최종결재권자의 부재중 등의 사유로 즉시 결재할 수 없고 그 내용이 중요하며 대결하기 어려운 경우에는 후결이라 표시하고 최종결재권자의 직무를 대행할 수 있는 자가 결재하여 우선 시행하는 것을 말한다. 다만, 시행 후 결재권자의 결재를 받아야 하며 후결 시 내용이 변경되었을 경우에는 수정된 대로 효력을 가지며 수정사항은 수신자에게 통보되어야 한다. <개정 2022.08.22.>
5. 후열: 전결 또는 대결한 문서 중에서 내용에 따라 결재권자에 보고 또는 열람이 필요할 경우 문서상 해당자의 열람을 받은 것을 말한다. <개정 2022.08.22.>
제25조(결재의 방법) ① 결재의 표시는 양식화된 것을 제외하고는 결재권자의 도장 또는 서명으로 할 수 있으며 월일을 표시한다. <개정 2016.10.10.>
② 결재는 서면 또는 전자결재로 한다.
제26조(수신처 참조) 동일 내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신에 수신처 참조라 기록하고 맺음말의 수신처에 기재할 수 있다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
제27조(발신명의) ① 문서의 발신 명의는 원장 또는 이사장으로 한다. <개정 2022.08.22.>
② 부서 간 업무 연락을 위한 문서의 발신 명의는 부서 결재권자로 한다. <개정 2014.06.27., 2022.08.22.>
제28조(직인의 날인) 상장 및 각종 증빙서류에 속하는 문서와 대외 발송문서에 직인을 날인하여야 한다.
제29조(간인) 다음 각 호의 문서가 두 장 이상으로 이루어지는 경우에는 간인 하거나 각 장에 서명하여야 한다. <개정 2022.08.22.>
1. 전후 관계를 명백히 밝힐 필요가 있는 문서 <개정 2022.08.22.>
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 그 밖에 중요한 문서 <개정 2016.10.10.>
제30조(시행문의 작성) 시행문은 결재가 끝난 후에 별지 제1호 서식에 따라 작성함을 원칙으로 한다. <개정 2022.08.22.>
제31조(통제) ① 발송에 앞서 문서는 통제담당자의 통제를 받아야 한다.
② 통제가 끝난 기안문서에는 별표 3과 같은 통제인을 날인한다.
제32조(통제기관) ① 문서통제는 경영업무 담당부서가 담당한다. <개정 2014.06.27, 2016.10.10., 2022.08.22.>
② 각 부서의 장은 소관부서의 문서관리에 관한 감독의 책임이 있고, 주관부서장은 지도의 책임이 있다.
제33조(통제사항) 문서심사관은 다음 각 호의 사항을 중점적으로 통제하여야 한다.
1. 결재권자의 결재누락 여부
2. 타 문서와의 중복 여부
3. 기안문과 시행문의 일치 여부 <개정 2022.08.22.>
4. 전결 구분의 정확성 여부 <개정 2022.08.22.>
5. 부서 간 협조의 완전성 여부
6. 첨부물 누락 여부
7. 철자법 및 서식의 완전성 여부
제4장 문서처리
제34조(문서수발부) ① 모든 문서는 기록물 등록대장에 기재되어야 한다. <개정 2022.08.22.>
② 문서의 수발을 명백히 밝히기 위하여 별지 제2호서식에 의거 기록물 등록대장을 비치하고 접수와 수발 사항을 기록 정리한다. <개정 2022.08.22.>
③ 주관부서는 공고문서 발생부를 작성 비치하여야 한다.
제35조(문서의 발송) ① 문서는 주관부서 및 소관부서를 통해 우송함을 원칙으로 한다. <개정 2014.06.27.>
② 주관부서에서는 문서발송부에 소요 사항을 기록한 후, 시행문을 발송하고 기안문을 소관부서로 회송한다. <개정 2022.08.22.>
③ 주관부서를 통해 발송되는 문서는 문서발송 후 발송란에 소요 사항을 기록할 수 있도록 봉함하지 않은 채로 발송 의뢰하여야 한다. <개정 2022.08.22.>
제36조(문서의 접수) ① 문서는 주관부서 및 소관부서에서 접수 배부한다. <개정 2014.06.27., 2016.10.10.>
② 야간 또는 휴무일에는 다음 날 근무가 시작되는 시간에 주관부서에 접수하게 한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
③ 문서담당자는 외부 문서 인수 즉시 문서 우상단에 별표 2와 같은 접수인을 날인한다. <개정 2022.08.22.>
④ 접수가 끝난 문서는 문서분류에 따라 소관부서별로 배포한다.
⑤ 전항의 문서를 접수한 소관부서에서는 문서접수 후 접수란에 기재 사항을 기재하고 처리한다.
⑥ 접수문서가 소관 사항이 아닐 경우에는 즉시 주관부서로 회송하여야 한다. <개정 2022.08.22.>
⑦ 봉함 접수된 문서는 주관부서에서 개봉 처리한다. 다만, 친전문서는 특별한 사유가 없으면 개봉하지 아니한다. <개정 2016.10.10.>
제37조(소관부서의 중복) 문서의 내용이 2개 이상의 부서에 관련될 경우에는 관계가 많은 부서에 배포한다. <개정 2022.08.22.>
제38조(문서의 보존기간) 문서는 그 보존기간을 영구, 준 영구, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률 및 시행령」을 준용할 수 있다.
제39조(보존기간의 특례) ① 문서 보존기간 책정기준표에도 불구하고 계속 참고할 필요가 없는 문서는 즉시 폐기한다. <개정 2022.08.22.>
② 회계 관계 문서 중 증빙 서류의 복사본은 5년간 보존한다. 다만, 사업이 계속 중이거나 감사 시에 위법 또는 부당하다고 지적된 경우에는 5년이 경과한 후에도 당해 사업 또는 감사결과 처리의 완결 시 까지 관계문서를 보존한다. <개정 2016.10.10., 2022.08.22.>
③ 문서 보존기간 책정기준표에도 불구하고 재단의 중요정책이나 기본계획 등은 장기 보존할 수 있다. <개정 2022.08.22.>
제40조(보존기간의 준용) 문서분류 및 보존시간표에 명시되지 않은 문서의 보관 및 보존기간은 유사한 종별에 준하여 정한다. <개정 2022.08.22.>
제41조(보존문서의 관리) 각 부서는 완결된 문서에 대하여 별도 규정에 따라 문서 분류표를 작성하여 부서단위로 통합 관리하여야 한다. <개정 2022.08.22.>
제42조(문서 보존) ① 각 부서는 보존문서를 연도별 및 보존 기간별로 보존하여야 한다.
② 법률상 증거능력이 필요한 각종 인증문서는 서면 문서의 원본 상태로 보관 또는 보존되어야 한다. <개정 2022.08.22.>
③ 문서는 원본 보존 또는 디스크, 마이크로필름 등 영상기록장치에 수록 보존할 수 있다.
제43조(폐기) ① 보존기간이 경과한 문서는 목록을 작성, 결재를 얻은 후 폐기한다.
② 문서의 폐기는 보안에 적극적으로 유의하여야 한다. <개정 2022.08.22.>
제5장 업무편람
제44조(업무편람의 작성ㆍ활용) 연구원에서 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용할 수 있다. <개정 2022.08.22.>
제6장 보칙
제45조(기타) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 「사무관리규정」을 준용한다.
부 칙(2010.01.22.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.
제2조(경과조치) 이 규정 시행이전에 행한 사무관리에 관한 사항은 이 규정에 따라 행한 것으로 본다.
부 칙(2016.10.10.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.
부 칙(2022.08.22.)
제1조(시행일) 이 규정은 운영위원회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.