[시행 2023.12.27.]
제정 2023.12.27.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 전라남도순천의료원(이하‘의료원’이라 한다)의 문서의 작성, 처리, 보존, 서식(이하 “문서사무”라 한다)에 관한 기준을 정함으로서 문서사무 처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.
제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “문서”라 함은 의료원 내부 또는 대외적으로 업무상 작성, 시행되는 문서 (도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름 및 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다) 및 의료원이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. “문서부서”라 함은 의료원내 문서의 분류, 배부, 수발업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.
3. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 담당업무에 대한 사무 처리를 주관하는 부서를 말한다.
4. “자료”라 함은 의료원이 생산 또는 취득하는 각종 기록(문서를 제외한다)중 의료원에서 상당기간에 걸쳐 이를 보관하여 활용가치가 있는 도서, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 기타 각종 형태의 기록물을 말한다.
5. “결재권자”라 함은 원장 및 위임전결규정에 의하여 원장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 대결하는 자를 말한다.
6. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는 정보통신체계를 말한다.
7. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
8. “서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것을 말한다.
9. “전자이미지서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 표시하는 서명을 말한다.
제3조(적용범위) ① 의료원의 문서사무에 관한 기준은 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
② 비밀문서의 문서사무에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 보안업무규정에 의하여 처리한다.
제4조(문서의 종류) 문서는 크게 규정문서, 지시문서, 공고문서, 의무기록, 비치문서와 일반문서로 구분된다.
1. 규정문서는 의료원의 정관, 규정, 내규 등 주로 규정사항을 정하는 문서를 말한다.
2. 지시문서는 지시, 명령서 등 의료원이 각 부서 및 예규 등 의료원 및 의료원 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
3. 공고문서는 공고, 광고 등 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.
4. 의무기록은 의사, 간호사, 의료기사 등 의료직종사가 진료에 관한 정보를 기록한 문서를 말한다.
5. 비치문서는 비치카드 등 의료원이 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
6. 일반문서는 1호 내지 4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
제5조(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해문서에 대한 결재권자의 서명(전자이미지서명을 포함한다)에 의한 결재가 있음으로서 성립한다.
② 문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자 컴퓨터의 수신함에 도달하는 것을 말한다)됨으로서 효력을 발생한다.
제6조(사무처리의 원칙) ① 모든 사무는 문서로 정확, 신속히 처리하여야 하며 책임소재를 명백히 해야 한다.
② 다음 각 호에 해당하는 경우에 문서로 처리하지 못한 때에는 즉시 문서로 작성하여야 한다.
1. 긴급하고 중요한 사항으로서 전화, 구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항
2. 회의에서 합의된 사항
3. 기타 후일의 업무처리에 관계되거나 참고 될 것이라고 인정되는 사항
제7조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다.
1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용 한다.
2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.
가. 원 령
원장이 각 부서 또는 직원에 대하여 상당한 기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 조문 형식 또는 별표3에 의하여 작성하되 누년 일련번호를 사용한다.
나. 지 시
의료원이 직원에 대하여 개별적, 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성하는 문서로서 별표3에 의하여 작성하되, 연도별 일련번호를 사용한다.
다. 명령서
임용, 당직, 출장, 휴일근무, 시간외근무 등에 관하여 작성하는 문서로서 별표4 내지 별표7에 의하여 작성하되, 연도별 일련번호를 사용한다.
3. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.
4. 일반문서는 이 규정에서 따로 서식을 정하는 경우를 제외하고는 별표3에 의하여 작성한다.
5. 공고문서와 의무기록은 관계법규와 원장이 별도로 정한 서식에 작성하되 사용 부서별로 일련번호를 사용한다.
제8조(문서정리의 원칙) 의료원에서는 필요시 문서를 즉시 이용할 수 있는 형태로 정리 보관하여야 하며, 일정한 기간 경과 후 폐기하기까지의 전 과정을 이 규정이 정한바대로 정확히 수행하여 문서를 정리하여야 한다.
제2장 문서의 작성 및 처리
제1절 일반사항
제9조(용지의 규격) 문서의 용지는 특수한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm 크기의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.
제10조(용지의 색상) 문서의 용지는 원칙적으로 흰색을 사용한다.
제11조(문서의 용어) ① 문서는 한글정자로 맞춤법에 맞게 쓰되 가로로 쓰며 표준말을 사용한다. 단, 이해가 곤란한 어구를 사용할 때에는 한글로 쓴 다음 괄호( )안에 한자 또는 영문자를 쓸 수 있다.
② 문서에 사용되는 숫자는 아라비아숫자로 쓴다.
③ 문서에 쓰는 일시는 숫자로 표시하며 년 월 일의 글자는 생략하고 점(.)을 찍어 년 월 일을 구분한다.
④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하여 시, 분의 문서는 생략하고 두점(:)을 찍어 시, 분을 구분한다.
제12조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 난 밖에 수정한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.
② 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 처리부서의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제2절 문서의 구성
제13조(문서의 구성) ① 일반문서 중 발신을 위한 시행문서(이하 “시행문서”라 한다)는 다음과 같이 두문, 본문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 분류기호, 또는 문서번호, 시행 연월일 및 수신만으로 한다.
2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.
3. 결문은 발신자 명의 및 수신처 란으로 한다.
② 문서의 두문 중 수신기관의 표시는 경유, 수신 및 참조로 구분하여 다음 각 호의 요령에 따라 기입한다.
1. 경유 문서내용에 따라 관계기관 또는 관계부서의 경유를 필요로 할 때에 그 경유하는 기관 또는 부서의 장의 직명을 쓴다.
2. 수신은 수신기관 또는 수신부서의 장의 직명을 쓴다. 수신기관이 2개 기관 이상일 때에는 수신처 참조라 쓰고 결문의 수신처 란에 수신기관명 또는 기호를 표시한다.
3. 참조문서를 직접 처리하여야 할 수신기관의 부서의 장의 직명을 쓴다.
③ 문서의 본문 중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며 내용은 그 문서로 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 한다.
④ 문서의 결문 중 수신처란을 설정하는 경우에는 발신명의 다음 줄 왼쪽에 수신처라 쓰고 수신기관명 또는 수신처 기호를 쓴다.
제14조(발신명의) ① 대외로 발신되는 문서는 특별히 정하여진 경우를 제외하고는 원장 명의로 발송한다.
② 의료원 내의 부서 간에 수발되는 문서는 각 부서장의 명의로 발신한다.
제15조(직인의 날인) ① 원장 명의로 발신하는 시행문과 인사발령통지서, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 직인(전자 이미지 직인을 포함한다)을 날인하고 의료원 내에서 부서 상호간에 발신하는 문서에는 부서장의 명의로 발신할 수 있다.
② 동인한 문서를 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인 날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있으며, 직인의 인영을 인쇄 사용하고자 할 때에는 결재권자의 승인을 얻기 전에 문서부서의 장과 협의하여야 한다. 경미한 문서에는 직인을 찍지 아니하고 기안문 및 시행문의 발신기관명 위에 직인생략 또는 서명생략의 표시를 처리부서의 문서심사자가 결정하여야 한다. 다만, 대외기관으로 발송하는 문서는 특별한 사유가 없는 한 직인을 찍는다.
제16조(문서의 간인) 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 작성하는 문서에는 매 장마다 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가, 등록 등에 관계되는 문서
제3절 문서의 접수 및 처리
제17조(문서의 접수) ① 문서는 총무과에서 접수하여야 하며(이하 “문서부서”라 한다) 직접 받은 전신문서는 지체 없이 총무과에 인계하여 접수하게 하여야 한다.
② 문서부서에서 문서를 접수할 때에는 별표8의 문서접수대장에 기록하고 접수문서에는 문서처리인을 문서의 두문 오른쪽 여백에 찍는다.
③ 제2항에 의해 접수된 문서는 지체 없이 처리부서에 이를 배부하게 하여야 한다.
④ 문서부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서부서에 인계하여야 하며, 당직 근무자가 문서를 접수한 때에는 다음날 출근시간 직후에 문서부서에 인계하여야 한다.
⑤ 주무부서의 장은 중요한 문서를 접수한 경우에는 결재권자(전결권자 포함)에게 즉시 보고하고 결재권자의 지침을 받아 처리하여야 한다.
제18조(문서의 분류 및 처리) ① 접수문서를 받은 처리부서는 문서처리자가 해당란을 기입한 후 중요한 문서에 대하여는 부서의 공람서명을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야 한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상 업무에 관한 문서로 그 내용이 경미한 경우에는 그러지 아니한다.
② 제1항의 규정에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
③ 문서부서는 받은 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 높다고 판단되는 처리부서에 보내야 하며, 그 문서를 접수한 처리부서는 당해문서를 복사하여 관련부서에 이송하여야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.
제19조(문서의 반송 및 이송) ① 접수한 문서가 형식 및 내용상 잘못이 있을 때에는 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수 있으며 필요에 따라 전신, 전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다.
② 문서부서로부터 업무와 관련되지 않은 문서를 접수한 부서의 장은 그 뜻을 기재한 후 지체 없이 이를 문서부서로 회송하여야 하며, 문서부서는 주무부서로 다시 이송하여야 한다. 다만, 의료원의 업무에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발송기관으로 반송하여야 한다.
③ 문서심사자 또는 문서부서의 장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이를 지체 없이 해당 소관기관에 이송하여야 한다. 또한 처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체 없이 문서부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.
제4절 기안 및 시행
제20조(문서의 접수) ① 기안은 업무담당자가 하는 것을 원칙으로 하여 기안란에 이름을 쓰고 서명하여, 서식이 따로 정하여져 있는 것을 제외하고는 별표3의 기안용지를 사용하며 모사전송의 방법으로 발송할 기안문서도 별표3을 사용한다.
② 내부문서로 별도 서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안용지를 사용할 수 있으며 수신란에 내부결재 등의 표시를 한다.
③ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표, 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 그 여백에 작성자가 서명 날인한다.
제21조(일괄기안) 상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.
제22조(서식에 의한 처리) 문서번호란, 수신처란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제28조의 규정에 의한 기안문서를 따로 작성하지 아니하고 간이 결재 인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.
제23조(기안자의 표시) 제28조 내지 제32조의 규정에 의하여 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명(전자이미지 서명 또는 전자서명을 포함한다)하여야 한다.
제24조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다.
② 시행문에는 그 처리담당자의 소속부서, 성명, 전화번호를 기재하여야 한다.
③ 제1항의 규정에 의한 시행문은 별표3에 의하여 작성한다. 다만, 수신처가 의료원 및 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서처리 란을 표시하지 아니한다.
④ 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신 명의 란에 직인을 찍거나 기관장이 서명하여 시행할 수 있다.
⑤ 원장이 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에는 당해문서를 시행한 것으로 본다. 부서 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다.
제25조(장부에 의한 처리) 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계대장에 기입하여 처리할 수 있다.
제26조(보고문서의 기안 및 시행) 정기보고 또는 일회보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 상부에 두문을 설정한 서식을 제정하고 그 서식에 의하여 기안 및 시행을 할 수 있다.
제27조(협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 기안문서의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 서명 란에 의견 첨부라 쓰고 당해문서 또는 별지에 의견을 표시한 후 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니 된다.
③ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 기안 문서의 내용을 검토 협조자의 의견을 감안하여 보완하여 상급 결재권자의 결정에 따른다.
제28조(내부결재 문서처리) 내부결재문서의 기안은 별표3에 의하여 작성하며, 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고, 별표9의 문서등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 내부결재문서는 문서심사를 아니하며, 발신명의 기재를 생략한다.
제5절 결 재
제29조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며, 필요에 따라 결재일시를 표시한다.
③ 결재권자는 두 장 이상으로 이루어지는 다음 각 호의 1에 해당하는 문서에 결재인을 합철되는 부분에 간인한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 등록, 기타 민원관계에 관계되는 문서
④ 전항의 문서를 시행할 때에는 그 시행문에 원장의 직인으로 문서 통제자가 간인한다.
⑤ 관련되는 일건문서는 그 내용을 요약·일괄하여 결재를 받아야 한다.
제30조(전결, 대결, 후결, 후열) ① 원장은 문서의 경중에 따라 그 소속임원 또는 직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있다.
② 제1항의 위임전결사항은 위임전결규정에 의한다.
③ 결재권자가 출장, 휴가, 기타사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 중요문서는 후일 결재권자의 후결을 받아야 한다.
④ 긴급을 요하는 문서에 있어서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로 우선 시행하고 즉시 결재권자의 후결을 받아야한다.
⑤ 전결문서 중에 그 내용이 특별하거나 보고 또는 열람을 필요로 하는 경우에는 문서상에 후열의 표시를 하고 결재권자의 후열을 받아야 한다.
⑥ 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 전결 또는 대결한 문서는 정규의 결재권자가 결재한 것과 동일한 효력을 가지며 결재권자가 후결 함에 있어 그 내용을 수정한 부분은 장래에 한하여 효력을 가진다. 이 경우 수정사항은 지체 없이 수신자에게 통보하여야 한다.
⑦ 전결 및 대결하는 경우에는 전결권자 또는 대결권자의 결재란에 전결 또는 대결의 표시를 한 후 결재권자란에 서명 또는 날인하며, 후결과 후열의 경우에는 결재권자란에 그 표시를 하고 전결권자 또는 대결권자와 결재권자가 각각 서명 또는 날인한다.
⑧ 제4항의 규정에 의하여 문서를 시행한 후 결재권자가 후결함에 있어서 그 내용을 수정할 때에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보하여야 한다.
제31조(등록) ① 문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고 처리부서별로 별표9의 문서등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 비치문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 종류별로 원장이 따로 정하는 바에 따라 등록할 수 있다.
② 내부결재문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 내부결재 표시를 하여야 한다.
③ 처리부서는 다음 각 호에 해당하는 문서를 제1항의 규정에 의한 문서등록대장에 등록하여야 한다.
1. 당해부서에서 기안하여 결재를 받은 모든 문서
2. 기안문 형식 외에 방법으로 작성하여 결재권자의 결재를 받은 문서
3. 결재권자의 결재를 받지 아니하여 문서로서 성립하지 아니하였으나 처리기관의 장이 중요하다고 인정하는 문서
④ 기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽 위의 여백에 문서등록표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.
제32조(보안) 결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서를 결재함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니더라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 의료원 발전을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신 방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.
제6절 문서의 발송
제33조(발송) ① 시행문은 처리부서에서 발송하여야 한다. 다만, 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.
② 문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고 주무부서별로 별표9의 문서발송대장에 등록하여야 한다. 다만, 기안지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽위의 여백에 문서등록 표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.
③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서발송대장의 기재사항을 확인한 후 발송한다. 이 경우 문서부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서발송대장에 문서의 인수자를 기재하여야 하며, 부서 상호간에 발신하는 문서는 문서발송대장의 시행란에 그 내용을 기재하고 문서발송번호를 붙여 발송하여야 한다.
④ 주무부서에서 문서를 우편, 인편에 의하여 발송하고자 할 때에는 문서발송대장에 기재한 후 발송할 문서와 문서발송대장을 문서부서 담당자에게 확인을 받고, 문서부서 담당자는 기재사항을 확인한 후 확인란에 서명하여야 하며 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 우편 법에서 정하는 바에 따라 규격봉투를 사용하여야 한다. 다만, 동일기관으로 다량의 우편물을 발송하고자 할 경우에는 일괄 봉서하여 발송할 수 있다.
⑤ 전신, 전신타자, 전화 또는 모사전송으로 발신하는 문서는 문서 통제 자가 기안 용지의 시행상 취급란에 별표9에 의한 발송 수단 표시를 하여야 한다. 다만, 시행할 공문의 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설될 경우 국가의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 암호 또는 음어로 발신하여야 한다.
⑥ 문서주무부서에서는 모사전송기 취급담당자를 두며 취급자이외는 문서를 송･수신하여서는 아니 된다.
⑦ 문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송, 전신, 전신타자, 전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편으로 하며, 이 경우에는 문서 영수증의 동봉 등 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
⑧ 의료원 내 부서상호간에 수발하는 문서는 주무부서의 문서접수 및 발송대장에 의하여 관리한다.
⑨ 언론기관에 보도자료 배포 시 담당부서, 주책임자, 담당자, 연락처 등을 표시하여 제공한다.
⑩ 전자직인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.
⑪ 직인(전자직인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 인장관리책임자가 직인을 찍은 후 처리부서에 발송하여야 한다. 이 경우 인장관리책임자는 문서심사여부를 확인하고 문서발송대장의 비고란에 서명하여야 한다.
⑫ 문서부서는 문서배부대장에 문서배부사항을, 처리부서는 문서등록대장과 문서접수대장에 각각 문서의 발송 및 접수사항을 기록, 유지하여야 한다.
⑬ 문서부서의 장은 문서수발사무를 담당하는 자에게 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구토록 하여야 한다.
제34조(송·수신 사항의 기재 등) ① 제33조 제5항의 규정에 의하여 모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다.
② 수신기관은 모사전송 기 또는 정보통신망의 고장 또는 오자, 탈자 등으로 인하여 수신된 문서의 내용을 알 수 없는 경우에는 재송신을 요청할 수 있다.
제7절 문서 통제
제35조(통제기관) ① 문서에 관한 통제사무를 담당하게 하기 위하여 총무과에 문서통제자를 둔다.
② 문서부서의 실정에 따라 문서통제자의 소관사무의 일부를 분담하게 하기 위하여 보조 문서통제자를 둘 수 있다. 다만 사무실의 분리사용 등 특별한 경우에 의한다.
제36조(통제내용 및 방법) ① 결재권자의 결재를 받은 문서는 문서통제자(보조문서 통제자 포함, 이하 같다)의 통제를 받아야 하며, 문서의 통제는 당해 문서를 시행하는 날에 문서통제자의 통제를 받아야 한다.
② 문서통제자가 문서를 통제할 때에는 다음 각 호의 사항을 검토하고 지정사항에 대하여는 그 사항을 처리 기관에 통보 보완토록 하여야 한다.
1. 결재권자의 결재여부
2. 타문서와의 내용상의 중복여부
3. 기안문과 시행문의 대조
4. 전결구분의 착오여부
5. 문서처리 기한의 경과여부
6. 첨부물확인, 용어상 오자, 탈자 등 미비여부
7. 발신방법의 지정 여부
8. 보고 통제 규정에 의한 보고 통제 여부 및 기관간 업무 협조 규정에 의한 업무협조 문서의 통제 여부
③ 제2항에 의한 검토결과 미비사항이 발견된 때에는 그 뜻을 기재하고 그 문서의 주무부서에 회송한다. 다만, 경미한 사항은 문서통제자가 주무부서와 협의 후 수정할 수 있다.
④ 문서심사자는 제2항의 심사가 완료된 때에는 기안문에 심사자 및 심사일자를 표시하여야 한다. 다만, 시행문의 심사자란과 심사일란은 공란으로 두되, 사용은 시행문을 접수한 기관에서 수정 기안하는 경우에 사용한다.
제3장 문서의 보관 및 보존
제1절 일반사항
제37조(용어의 정의) 이장에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
2. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
3. “이관”이라 함은 완결된 문서 또는 보관중의 문서를 문서보존관리부서로 인계하는 것을 말한다.
4. “문서보관부서”또는“문서보존관리부서”라 함은 문서를 보관 또는 보존하기 위하여 의료원장 또는 병원장이 정한 부서를 말한다.
5. “집중관리”라 함은 처리 완결된 모든 문서를 문서부서에서 일괄 집중하여 보관, 보존하는 것을 말한다.
6. “분산관리”라 함은 과단위로 문서 주무과에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관, 보존하는 것을 말한다.
제38조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음의 각 호와 같다.
1. 영구 보존
2. 준영구 보존
3. 30년 보존
4. 10년 보존
5. 5년 보존
6. 3년 보존
7. 1년 보존
② 문서의 종별 보존기간은 별표1과 같다. 다만, 따로 정한 것은 예외로 한다.
③ 문서의 보존기간 책정기준은 별표2와 같다.
④ 보관, 보존, 열람 및 참고의 편의를 꾀하기 위하여 완결문서철은 다음 각 호의 사항을 명기하고 정리 배열하며, 문서철은 별표10과 같다.
1. 관리번호(부서별 관리번호 표시)
2. 생산년도
3. 보존기간
4. 분류번호(중·소분류별 표시)
5. 제목
6. 기관명
제39조(보존기간의 변경) ① 각 문서 관리단위의 보존책임자는 매년1회 이상 제38조의 규정에 의하여 정하여진 문서의 보존기간의 적정여부를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존기간을 연장 또는 단축하거나 즉시 폐기할 필요가 있다고 판단될 때에는 원장의 결재를 받아 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다. 단, 의무기록은 의무기록 위원회에서 보존기간의 변경을 먼저 판단하고 원장의 결재를 받는다.
제40조(보존기간의 기산) 보존기간은 처리 완결된 연도의 다음해 1월 1일부터 기산한다.
제41조(문서관리단위) ① 원장은 문서의 발생량 및 성질에 따라 집중관리 또는 분산관리를 실시하여야 한다.
② 제1항의 집중관리 단위에는 관리전담자를 두고 분산관리 단위에는 관리담당자를 지정하여야 한다.
제2절 인 계
제42조(인계 및 보존) 주무부서는 매년 1월에 전년도에 완결된 문서를 문서보존관리부서에 인계하여 정리보존하게 한다. 다만, 수시로 열람할 필요가 있는 보관철은 3년까지 각 주무부서별로 보존할 수 있다.
제43조(보존문서의 인계·이관) 보존문서를 인계할 때에는 별표11의 보조문서 인계서를 2부 작성하여 1부는 인계수령인을 받아 주무부서에 보관하고 1부는 인계될 문서에 첨부한다.
제3절 보 존
제44조(보존) ① 문서의 보관철은 연도별, 분류번호별 및 보존기간별로 보존하여야 한다.
② 문서는 서류함(화일캐비넷 또는 이에 준하는 것을 말한다)에 보관, 보존하여야 한다. 다만, 문서보존실을 설치하여 보존하는 경우 서가 등에 정리 보존할 수 있다.
제45조(보존 문서기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 별표13의 보존문서기록대장에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다.
제46조(점검 및 소독) 관리전담자 또는 관리담당자는 매년 1회 이상 보관문서기록대장과 보존문서를 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.
제4절 대출 및 폐기
제47조(보존문서의 대출, 열람, 복사) ① 보존문서를 대출할 때에는 별표14의 보존문서 대출기록부에 대출사항을 기록, 유지하여야 한다.
② 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
③ 보존문서의 열람과 대출 및 복사는 직무수행 상 필요한 직원에 한하고 관리전담자 또는 관리담당자의 지시에 따라야 한다.
④ 직원 이외에 자가 문서의 열람 또는 복사를 하고자 할 때에는 문서보존 관리부서장의 승인을 얻어야 한다. 다만 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우에는 그러하지 아니한다.
제48조(보존기간 경과문서의 폐기) ① 보존기간이 끝난 문서를 폐기하는 경우에는 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제27조에 따라 기록물평가심의회의 심의를 걸쳐 폐기한다.
② 기록물 평가 및 폐기 시 의무기록은 기록물평가심의회의 심의를 열기 전 의무기록 위원회의 의견을 들어야 한다.
③ 기록물평가심의회의 기록물 평가 및 폐기를 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회를 구성·운영하여야 한다.
제49조(폐기문서의 인계) ① 폐기문서의 인계는 다음 각 호에 의한다.
1. 제48조 규정에 따라 인계된 보존문서의 폐기는 문서부서에서 한다.
2. 기타문서는 문서부서에 인계하거나 협의하여 폐기한다.
② 문서의 폐기는 비밀문서, 기타 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재활용할 수 있게 하는 방법에 의한다.
제4장 서식관리
제50조(서식제정의 원칙) 장기적으로 반복하여 사용되는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정함을 원칙으로 한다.
제51조(서식의 제정 및 개폐) 서식을 제정 또는 개폐할 때에는 문서부서와의 합의를 받아 원장의 승인을 얻어야 한다. 다만, 내용의 변경을 하는 것은 그러하지 아니한다.
제52조(서식의 승인신청) ① 서식의 제정 또는 개폐의 승인을 얻고자 할 때에는 별표15의 서식승인신청서 2부를 첨부하여 문서부서에 제출하여야 한다.
② 제1항의 경우에 2이상의 부서에 관계되는 서식은 그 관계부서와 미리 협의하여야 한다.
제53조(서식의 승인기준) ① 서식의 승인은 다음 각 호의 기준에 의한다.
1. 용지의 규격은 제9조의 규정에 의한다.
2. 용지의 색체는 제10조의 규정에 의한다.
3. 이미 승인되어 있는 서식과 중복되거나 통합이 가능한 것 또는 서식으로서의 필요성이 없는 것은 승인하지 아니한다.
② 용지의 지질 및 칭량기준은 신문용지를 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 다음 각 호에 해당하는 서식은 다른 용지를 사용할 수 있다.
1. 영구보존문서의 서식
2. 외국기관을 상대로 하는 문서의 서식
3. 표창장 등 존엄성을 요하는 서식
4. 유가증권 및 기타 이에 유사한 각종문서의 서식
5. 일반의 열람에 사용하는 문서의 서식
6. 양면을 사용하여 비치하는 문서의 서식
7. 휴대 또는 비치를 요하는 각종증명서의 서식
8. 기타 특수한 목적을 위하여 사용하는 서식
③ 제2항 각 호의 서식별 지질 및 칭량에 관하여는 승인권자가 정한다.
제54조(승인의 표시) 서식 승인권자는 그가 승인한 서식의 하단에 승인번호, 승인일자, 용지의 크기, 지질 및 칭량을 표시하여야 한다.
제55조(관계 법규의 준용) 문서의 작성, 처리, 보존, 서식에 관하여 본 규정에 정하지 않은 사항은 ｢공공기록물 관리에 관한 법률, 시행령, 시행규칙｣, “의료기관 표준 기록관리기준표 운영가이드”(행정안전부 국가기록원), “행정업무 운영 편람”(행정안전부)에 따른다.
부칙 <제정 2023.12.27.>
제1조(시행일) 이 규정은 공포한 날부터 시행한다.
제2조(적용례) 이 규정은 제1조에도 불구하고 2023년 1월 1일부터 적용한다.