제정 2010. 1.22.
개정 2013. 9.30.
개정 2014. 6.27.
개정 2016.10.10.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 녹색에너지연구원(이하 "연구원"이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 능률화를 기함을 목적으로 한다. <개정 2013. 9.30.>
제2조(다른 법령과의 관계) 연구원의 사무관리에 관하여는 따로 정한 것을 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2016.10.10.>
제3조(업무처리) ① 공적인 업무처리는 문서로 함을 원칙으로 한다.
② 직원은 휴직, 면직, 휴가 및 그 밖의 신상 변동 있는 경우에는 담당업무, 보관문서, 물품목록 등을 작성하여 상급자가 지정하는 사람에게 인계하여야 한다. <개정 2016.10.10.>
③ 사무를 인수하는 사람은 그 내용을 확인하여 사무 처리에 지장이 없도록 하여야 한다. <개정 2016.10.10.>
제4조(용어의 정의) 문서라 함은 연구원이 대외적으로 업무상 작성ㆍ시행된 문서(도면, 사진 등 포함) 및 연구원에 접수된 모든 문서를 말한다.
제5조(문서의 성립, 효력) 모든 문서는 서명에 따른 결재로 성립되고, 수신자에게 도달함으로써 그 효력이 발생함을 원칙으로 한다. <개정 2016.10.10.>
제6조(주관부서) 주관부서라 함은 문서의 관리통제와 관할 업무를 관장하는 경영업무 담당부서를 지칭한다. <개정 2014. 6.27, 2016.10.10.>
제2장 문서의 형식
제7조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계표, 증빙서류, 각종 증명 및 그 밖의 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4(가로210㎜, 세로297㎜) 크기의 종이를 세로방향으로 쓰는 것을 원칙으로 한다. <개정 2016.10.10.>
제8조(양식화) ① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 가로 쓰기 함을 원칙으로 간결ㆍ명료하여야 하며, 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 연구문서, 법규문서 및 계약서 등은 필요에 따라 한자 또는 그 밖의 외래어를 사용할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
② 외래어는 한글로 표기하는 것을 원칙으로 하되, 의사전달이 곤란한 경우에는 괄호 안에 원어를 사용할 수 있다. 다만, 필요한 경우에는 원어만을 사용할 수도 있다. <개정 2016.10.10.>
③ 문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하고, 연ㆍ월ㆍ일은 서기와 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 점으로 표시하며, 시간은 24시각제로 4단 숫자로 표시하되 시ㆍ분의 구분을 쌍점(:)으로 표시한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있을 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 문서의 항목은 1. 가. (1), (가), ①, ㉮와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.
제9조(색채) 도표를 제외한 문서는 일반적으로 무색의 용지를 사용하고, 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시를 할 경우에는 붉은색으로 사용할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
제10조(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정 삽입 또는 삭제할 경우에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제 수를 표시하고 수정한 사람이 그 곳에 서명 또는 날인한다. <개정 2016.10.10.>
제11조(면표지) 문서가 2면 이상으로 계속될 경우에는 문서 하단중앙에 전면수와 당해 면의 일련번호를 기입하고 둘째 장부터 문서상단 좌측에 분류기호와 좌측에 시행 연월일을 기입한다.
제12조(문서의 구성) 기안문 및 시행문은 다음과 같이 머리말ㆍ본문 및 맺음말으로 구성한다. <개정 2016.10.10.>
1. 머리말은 발신기관명 수신자로 한다. <개정 2016.10.10.>
2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다.
3. 맺음말은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자 발신기관의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호ㆍ소속직원의 공식 전자우편주소 및 공개 구분으로 한다. <개정 2016.10.10.>
제13조(분류기호와 문서번호) ① 분류기호는 문서기호와 분류번호로 하되, 별표 1과 같이 한다.
② 문서번호는 연도별 일련번호를 주관부서에서 분류기호 다음에 부여한다.
제14조(끝 및 붙임 표시) 문서의 좌측 한계선에서 끝났을 경우에는 좌측 기본선에서 한 자 띄고 끝자를 쓴다. 양식으로 끝나는 본문에는 양식 하단 좌측에 끝자를 쓴다.
제15조(발신명의) 외부문서는 원장 또는 이사장 명의로 발신한다. 다만, 연구원 내의 부서 상호간에 발신하는 문서는 발신 부서장의 명의로 한다. <개정 2014. 6.27, 2016.10.10.>
제16조(직인 및 간인의 사용) 각종 증빙서 등에는 직인 및 간인을, 외부문서에는 직인을 날인하되 발신자 명의 성명 끝자가 중앙에 오도록 한다.
제3장 문서의 작성
제17조(기안) ① 기안은 기안문의 기안자가 행하는 것을 원칙으로 한다.
② 기안은 결재를 얻기 위하여 별지 제1호 서식에 의거 기안한다.
제18조(기안책임) 문서기안의 책임은 기안하는 사람에게 있다. <개정 2016.10.10.>
제19조(일괄기안) 상호 관련성 있는 문서로서 일괄하여 기안할 필요가 있을 경우에는 일괄 기안할 수 있다. 이 경우 각 안별로 시행문을 따로 작성하여야 한다.
제20조(협조전) 각 부서 간 의견교환 및 협조사항의 처리를 위하여 별지 제1호서식과 같이 기안문과 동일한 양식의 협조전을 사용한다.
제21조(장부에 따른 처리) 경미한 사실의 허가, 증빙서, 증명서 등의 교부, 그 밖의 관례적 업무에 관한 문서는 기안함을 생략하고 그 내용을 장부에 의거 처리할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
제22조(타부서와의 협조) ① 기안문의 내용이 타부서와의 관련으로 협조를 요할 경우에는 최종결재권자의 결재를 얻기 전에 협조서명을 얻어야 한다. <개정 2016.10.10.>
② 문서는 필요에 따라 사본을 할 수 있다. 사본된 문서에는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명ㆍ날인한다.
제23조(수정) ① 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 경우에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제한 경우에는 좌 또는 우 여백에 수정 또는 삭제한 글자 수를 표시하고 수정한 사람이 그 곳에 서명 또는 날인한다. <개정 2016.10.10.>
② 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없는 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제24조(결재) ① 문서의 효력을 발생하게 하기 위해서는 결재를 받아야 한다.
② 결재에는 완결, 전결, 대결 및 후열로 구분한다.
1. 완결: 기안자로부터 최종 결재권자에 이르기까지 관계자가 결재 하는 것을 말한다.
2. 전결: 위임전결규정에 의하여 하위부서장에게 결재권을 위임하여 결재하게 하는 것을 말한다.
3. 대결: 결재권자가 출장, 휴가 및 그 밖의 사유로 상당기간 부재중일 경우 그 직무를 대행하는 사람이 행하는 결재를 말한다. 다만, 내용이 중요한 것은 후열로 받아야 한다. <개정 2016.10.10.>
4. 후결: 긴급한 문서로서 최종결재권자의 부재 중 등의 사유로 즉시 결재할 수 없고 그 내용이 중요하며 대결하기 어려운 경우에는 후결이라 표시하고 최종결재권자의 직무를 대행할 수 있는 자가 결재하여 우선 시행하는 것을 말한다. 다만, 시행 후 결재권자의 결재를 받아야 하며 후결 시 내용이 변경되었을 경우에는 수정된 대로 효력을 가지며 수정사항은 수신자에게 통보되어야 한다.
5. 후열: 전결 또는 대결한 문서 중에서 내용에 따라 결재권자에 보고 또는 열람이 필요할 경우 문서상의 해당자의 열람을 받은 것을 말한다.
제25조(결재의 방법) ① 결재의 표시는 양식화된 것을 제외하고는 결재권자의 도장 또는 서명으로 할 수 있으며 월일을 표시한다. <개정 2016.10.10.>
② 결재는 서면 또는 전자결재로 한다.
제26조(수신처 참조) 동일내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신에 수신처 참조라 기록하고 맺음말의 수신처에 기입할 수 있다. <개정 2016.10.10.>
제27조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 원장 또는 이사장으로 한다.
② 부서 간 업무연락을 위한 문서의 발신명의는 부서 결재권자로 한다.<개정 2014. 6.27>
제28조(직인의 날인) 상장 및 각종 증빙서류에 속하는 문서와 대외 발송문서에 직인을 날인하여야 한다.
제29조(간인) 다음 각 호의 문서가 두 장 이상으로 이루어지는 경우에는 간인 하거나 각 장에 서명하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 그 밖에 중요한 문서 <개정 2016.10.10.>
제30조(시행문의 작성) 시행문은 결재가 끝난 후에 별지 제1호서식에 의하여 작성함을 원칙으로 한다.
제31조(통제) ① 발송에 앞서 문서는 통제담당자의 통제를 받아야 한다.
② 통제가 끝난 기안문서에는 별표 3과 같은 통제인을 날인한다.
제32조(통제기관) ① 문서통제는 경영업무 담당부서가 담당한다.
<개정 2014. 6.27, 2016.10.10.>
② 각 부서의 장은 소관부서의 문서관리에 관한 감독의 책임이 있고, 주관부서장은 지도의 책임이 있다.
제33조(통제사항) 문서심사관은 다음 각 호의 사항을 중점적으로 통제하여야 한다.
1. 결재권자의 결재누락 여부
2. 타 문서와의 중복 여부
3. 기안문과 시행문의 일치여부
4. 전결구분의 정확성 여부
5. 부서 간 협조의 완전성 여부
6. 첨부물 누락 여부
7. 철자법 및 서식의 완전성 여부
제4장 문서처리
제34조(문서수발부) ① 모든 문서는 기록물등록대장에 기재되어야 한다.
② 문서의 수발을 명백히 하기 위하여 별지 제2호서식에 의거 기록물등록대장을 비치하고 접수와 수발사항을 기록 정리한다.
③ 주관부서는 공고문서 발생부를 작성 비치하여야 한다.
제35조(문서의 발송) ① 문서는 주관부서 및 소관부서를 통해 우송함을 원칙으로 한다. <개정 2014. 6.27.>
② 주관부서에서는 문서발송부에 소요사항을 기록한 후, 시행문을 발송하고 기안문을 소관부서로 회송한다.
③ 주관부서를 통해 발송되는 문서는 문서발송 후 발송란에 소요사항을 기록할 수 있도록 봉함하지 않은 채로 발송 의뢰하여야 한다.
제36조(문서의 접수) ① 문서는 주관부서 및 소관부서에서 접수 배부한다. <개정 2014. 6.27, 2016.10.10.>
② 야간 또는 휴무일에는 다음 날 근무가 시작되는 시간에 주관부서에 접수시킨다. <개정 2016.10.10.>
③ 문서담당자는 외부문서 인수 즉시 문서 우 상단에 별표 2와 같은 접수인을 날인한다.
④ 접수가 끝난 문서는 문서분류에 따라 소관부서별로 배포한다.
⑤ 전항의 문서를 접수한 소관부서에서는 문서접수 후 접수란에 기재 사항을 기재하고 처리한다.
⑥ 접수문서가 소관사항이 아닐 경우에는 즉시 주관부서로 회송하여야 한다.
⑦ 봉함 접수된 문서는 주관부서에서 개봉 처리한다. 다만, 친전문서는 특별한 사유가 없으면 개봉하지 아니한다. <개정 2016.10.10.>
제37조(소관부서의 중복) 문서의 내용이 2개 이상의 부서에 관련 될 경우에는 관계가 많은 부서에 배포한다.
제38조(문서의 보존기간) 문서는 그 보존기간을 영구, 준 영구, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률 및 시행령」을 준용할 수 있다.
제39조(보존기간의 특례) ① 문서 보존기간 책정기준표에 불구하고 계속 참고할 필요가 없는 문서는 즉시 폐기한다.
② 회계 관계 문서 중 증빙 서류의 복사본은 5년간 보존한다. 다만, 사업이 계속 중이거나 감사 시에 위법 또는 부당하다고 지적된 경우에는 5년이 경과한 후에도 당해 사업 또는 감사결과 처리의 완결시 까지 관계문서를 보존한다. <개정 2016.10.10.>
③ 문서 보존기간 책정기준표에 불구하고 재단의 중요정책이나 기본계획 등은 장기 보존할 수 있다.
제40조(보존기간의 준용) 문서분류 및 보존기간표에 명시되지 않은 문서의 보관 및 보존기간은 유사한 종별에 준하여 정한다.
제41조(보존문서의 관리) 각 부서는 완결된 문서에 대하여 별도 규정에 따라 문서분류표를 작성하여 부서단위로 통합 관리하여야 한다.
제42조(문서 보존) ① 각 부서는 보존문서를 연도별 및 보존 기간별로 보존하여야 한다.
② 법률상 증거능력이 필요한 각종 인증문서는 서면문서의 원본 상태로 보관 또는 보존되어야 한다.
③ 문서는 원본 보존 또는 디스크, 마이크로필름 등 영상기록장치에 수록 보존할 수 있다.
제43조(폐기) ① 보존기간이 경과한 문서는 목록을 작성, 결재를 얻은 후 폐기한다.
② 문서의 폐기는 보안에 적극 유의하여야 한다.
제5장 업무편람
제44조(업무편람의 작성ㆍ활용) 연구원에서 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용할 수 있다.
제6장 보칙
제45조(기타) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 「사무관리규정」을 준용한다.
부칙
제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.
제2조(경과조치) 이 규정 시행이전에 행한 사무관리에 관한 사항은 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
부칙(2016.10.10.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 얻은 날부터 시행한다.