[제정 2003.3.21.][개정 2005.5.4.][개정 2005.10.31.][개정 2006.10.10.]
[개정 2007.11.27.][개정 2008.12.2.][개정 2009.1.21.][개정 2010.8.27.]
[개정 2011.3.10.][개정 2012.3.20.][개정 2013.8.5.][개정 2013.9.3.]
[개정 2014.1.3.][개정 2014.1.20.][개정 2015.3.17.][개정 2015.4.2.]
[개정 2016.6.30.][개정 2017.3.23.][개정 2017.6.21.][개정 2018.3.8.]
[개정 2019.7.16.][개정 2019.11.21.][개정 2020.9.14.]
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 전남바이오진흥원의 사무관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2013.8.5., 2016.6.30., 2019.11.21., 2020.9.14.>
제2조(적용범위) 재단의 사무관리에 관하여는 법령 또는 정관에서 정한 것을 제외하고는 이 규정에 따른다.
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "문서"란 재단법인 전남바이오진흥원(이하 “재단”이라 한다)에서 업무상 작성하거나 시행하는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 재단이 접수한 모든 문서를 말한다. <개정 2019.11.21. 2020.9.14.>
2. "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.
3. "문서부서"란 문서의 분류ㆍ배부ㆍ보존하는 업무를 수행하거나 수신ㆍ발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 팀을 말한다.
4. "처리부서"란 업무처리를 주관하는 팀을 말한다.
5. "서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신 명의인이 문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
6. "정보통신망"이란 전기통신설비, 전자계산조직 및 그 이용기술을 활용하여 정보를 처리ㆍ보관하거나 전송하는 정보통신체제를 말한다.
7. "전자이미지서명" 또는 "전자문서서명"이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
8. "전자이미지관인"이란 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.
9. "결재권자"란 이사장, 원장 또는 재단 사무위임전결규정에 따라 이사장 또는 원장으로부터 결재권을 위임전결 또는 대결하는 사람을 말한다.
[전문개정 2016.6.30.]
제4조(사무관리의 원칙) 재단의 사무는 용이성․정확성․신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다. <개정 2009.1.21., 2015.4.2.>
제5조(사무의 분장) 센터장은 사무의 능률적 처리와 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 사무를 단위업무별로 분장하되, 직원 간의 업무량을 균형있게 하여야 한다. <개정 2007.11.27., 2008.12.2., 2009.1.21., 2013.8.5., 2015.4.2., 2016.6.30., 2019.11.21.>
제6조(사무인계인수) ① 직원이 휴직, 면직, 휴가, 그 밖의 근무상 변동이 있을 때에는 담당업무, 보관문서, 물품목록 등을 작성하여 상급자가 지정하는 사람에게 인계하여야 한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
② 사무를 인수하는 사람은 그 내용을 확인하여 사무처리에 지장이 없도록 하여야 한다. <개정 2016.6.30.>
제2장 문서관리
제7조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문서서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다.
③ 제2항에도 불구하고 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 따로 정한 경우를 제외하고는 공고한 날부터 5일이 지난 때에 효력이 발생한다.
④ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 해당 민원사항은 이 규정에 따라 접수ㆍ처리된 것으로 본다. <개정 2019.11.21.>
[전문개정 2016.6.30.]
제8조(문서의 작성) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.
② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.
③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.
④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.
⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.
⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.
[전문개정 2016.6.30.]
제9조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.
[전문개정 2016.6.30.]
제10조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며 별지 제1호서식을 사용한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다. <개정 2012.3.20., 2016.6.30., 2019.11.21.>
② 기안문에는 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말한다)와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서에는 발의자와 보고자의 표시를 생략할 수 있다. <개정 2016.6.30.>
1. 검토 및 결정이 필요하지 않은 문서 <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖에 단순한 사실을 기록한 문서 <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
3. 일상적ㆍ반복적 업무로서 경미한 사항에 관한 문서 <개정 2016.6.30.>
제10조의2(각종 대장․서식 등의 전산관리) 이 규정에서 정한 각종 대장․서식 등은 특별한 사유가 없으면 전산화․자동화가 용이하도록 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다. <신설 2012.3.20., 2019.11.21.>
제11조(끝 표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 붙임 문서가 있는 경우에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다. <개정 2019.11.21.>
② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하여야 한다.<개정 2019.11.21.>
③ 연명부 등의 서식을 작성할 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸 까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 따른 "끝" 표시를 하지 않고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시를 하여야 한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
제12조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2항 및 제3항에 따라 간인 등을 하여야 한다. <개정 2019.11.21.>
1. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서
② 두 장 이상으로 이루어진 문서는 관인 관리자가 관인을 이용하여 간인한다. <개정 2019.11.21.>
③ 제2항에도 불구하고 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공 방식으로 표시할 수 있다. 이 경우 천공의 표시는 재단 영문약칭(JBF)으로 하며 규격은 별표 5와 같다. <신설 2019.11.21.>
[전문개정 2016.6.30.]
제13조(분류기호와 문서번호) ① 분류기호는 문서기호와 분류번호로 하되 별표 1과 같다.
② 문서번호는 연도별 일련번호를 문서부서에서 분류기호 다음에 부여한다.
제14조(문서의 결재) ① 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. <개정 2016.6.30.>
② 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며, 필요에 따라 결재일자를 표시한다. 다만, 법률문서, 전표 등 증빙이 필요한 사항은 날인하여야 한다. <개정 2019.11.21.>
③ 제1항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 한다.
[전문개정 2016.6.30.]
제14조의2(결재의 방법) ① 결재의 표시는 양식화된 것을 제외하고는 결재권자의 실인 또는 서명으로 할 수 있으며 월일을 표시한다.
② 결재는 서명 또는 전자결재로 한다.
[본조신설 2012.3.20.]
제15조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 팀장이 검토를 받아야 한다. 다만, 팀장의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있다. <개정 2019.11.21.>
② 문서의 내용이 다른 팀이나 다른 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 팀 또는 기관의 협조를 받아야 한다.
③ 삭제 <2006.10.10.>
제16조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신하여야 하는 문서는 별지 제1호 서식에 따라 시행문으로 작성하여 발신하여야 한다. <개정 2019.11.21.>
② 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성ㆍ시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성ㆍ시행하여야 한다.
[전문개정 2016.6.30.]
제17조(직인의 날인 등) ① 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 직인(전자이미지 직인을 포함한다)을 날인하여야 한다. <개정 2012.3.20., 2016.6.30., 2019.11.21.>
② 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 재단 내 센터 간 단순한 자료요구․업무연락․통보 등을 위한 문서로서 경미한 내용의 문서에는 별표 2의 직인생략을 할 수 있다. <신설 2006.10.10., 2012.3.20., 2013.8.5., 2016.6.30.>
③ 문서의 발신명의는 원장 명의로 한다. 다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 발신 명의는 그 합의제기관으로 한다. <신설 2006.10.10., 2007.11.27., 2008.12.2., 2009.1.21., 2012.3.20., 2013.8.5., 2015.3.17., 2015.4.2., 2016.6.30.>
④ 제3항에도 불구하고 재단 내 센터 간에 발신하는 문서는 해당 센터 명의로 하며, 문서의 발신명의에는 센터장이 서명하거나 관인생략을 날인한다. <신설 2015.3.17, 2015.4.2.>
⑤ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 않는다. <신설 2015.3.17., 2019.11.21.>
제18조 삭제 <2016.6.30.>
제19조 삭제 <2016.6.30.>
제19조의2(문서취급자의 지정) ① 문서를 적절하고 능률적으로 처리하도록 원장, 센터장은 해당 문서의 문서취급자를 지정하여야 한다. <개정 2013.8.5., 2015.4.2, 2016.6.30.>
② 문서취급자의 직무는 다음 각 호와 같다.
1. 문서의 수발과 처리
2. 정당한 결재권자의 결재여부 확인
3. 문서의 분류정리 및 보관에 관한 사항
4. 그 밖의 문서의 취급관리에 있어서 필요한 사항 <신설 2012.3.20., 2016.6.30.>
제20조(전결․대결) 결재는 다음 각 호로 구분한다.
1. 전결: 재단 사무위임전결규정에 따라 하위 직책자에게 권한을 위임한 결재<개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
2. 대결: 결재권자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 오랫동안 부재중일 때 그 직무를 대행하는 사람이 하는 결재 <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
제21조(문서의 발송) ① 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 하고 처리부서에서 발송하여야 하며, 별지 제7호서식의 기록물등록대장에 등록한다. 다만, 인편․우편․팩스로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다. <개정 2005.10.31., 2012.3.20., 2016.6.30., 2019.11.21.>
② 대외문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하거나 긴급한 문서 및 보안이 필요한 문서는 등기우편 등 도착확인이 가능한 방법으로 발송한다.
제22조(문서접수) ① 문서는 정보통신망을 이용하여 처리부서에서 기록물등록대장에 접수하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다. <개정 2012.3.20.>
② 접수된 문서에는 별표 3의 접수인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한다. 다만, 제1항에 따라 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다. <개정 2016.6.30.>
③ 처리부서는 중요한 내용의 문서에 대해서는 결재권자의 선람을 받아야 한다. <개정 2019.11.21.>
④ 제3항에 따라 선람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 경우에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. <개정 2016.6.30., 209.11.21.>
⑤ 센터장은 정보통신망을 이용하여 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항부터 제4항에 따라 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소․성명 등이 분명하지 아니한 경우에는 접수하지 않을 수 있다. <개정 2007.11.27., 2008.12.2., 2009.1.21., 2013.8.5., 2015.4.2., 2016.6.30., 2019.11.21.>
제23조(문서의 보관 및 보존) ① 문서의 보관 및 보존에 관한 사항은 규칙으로 정한다. <개정 2014.1.20., 2019.11.21.>
② 문서분류 및 보존기간이 명시되지 않은 문서의 보관 및 보존기간은 비슷한 종별에 준하여 정한다. <개정 2019.11.21.>
③ 각 센터는 완결된 문서에 대하여 문서분류표를 작성하여 부서 단위로 통합 관리하여야 한다. <개정 2016.6.30.>
④ 법률상 증거능력이 필요한 각종 인증문서는 서면문서의 원본 상태로 보관․보존되어야 한다. <개정 2016.6.30.>
제3장 직인관리
제24조(직인의 종류) ① 직인의 종류는 재단인, 이사장 직인, 원장 직인, 센터장 직인 및 회계관계직인으로 한다. <개정 2015.4.2, 2016.6.30.>
② 재단인은 재단의 명칭을 새긴 법인인감을 말한다.
③ 직인이란 이사장, 원장, 그 밖의 직인이 필요한 센터장의 직명을 새긴 인장을 말한다. <개정 2015.4.2, 2016.6.30.>
④ 회계관계직인이란 징수관, 재무관, 물품관리관, 지출원, 수입금출납원, 물품출납원, 분임징수관, 분임재무관, 분임물품관리관, 분임지출원, 분임수입금출납원, 분임물품출납원의 직인을 말한다. <개정 2016.6.30., 2017.3.23.>
⑤ 센터장은 사용편의상 특정용도(사업)에만 사용하는 센터별 원장 직인과 사용인감을 사용할 수 있다. <개정 2015.4.2, 2016.6.30.>
[전문개정 2013.9.3.]
제25조(규격과 문자배열) 재단 및 직인의 규격은 별표 4와 같고 문자배열은 한글 전서체로 가로글씨로 새긴다. <개정 2016.6.30.>
제26조(직인관리) 직인을 신조, 개각 또는 폐지할 때에는 별지 제3호서식의 직인대장을 작성하여 직인의 필요한 사항을 정리하여야 한다.
제27조(직인의 신조, 개각 또는 폐지) ① 원장은 필요한 경우 직인을 신조, 개각 또는 폐지할 수 있다. <개정 2013.9.3., 2015.4.2.>
② 분실, 마모, 인감 변경 등으로 직인을 사용할 수 없게 된 때에는 별지 제4호서식의 폐인대장에 폐기사유 및 폐기일자 등을 적고 폐기당시의 인영을 등록한 후 소각 폐기한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
제28조(인영의 보존) 직인관리자는 별지 제5호서식의 인영부에 매년 2월 1일 현재 공인의 인영을 보존하여야 한다. <개정 2019.11.21.>
제29조(공고) 직인을 새로 새기거나 변경 또는 폐인하였을 때에는 이를 재단 누리집에 게시․공고하여야 한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
제30조(직인의 사고보고 등) 직인관리자는 직인의 도난·분실 또는 허위·변조 등의 사고가 발생하였을 때에는 지체 없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제6호서식에 따라 직인사고 보고서를 원장에게 제출하여야 한다. <개정 2013.9.3., 2015.4.2., 2016.6.30., 2019.11.21.>
제31조(직인관리자) 직인의 관리자는 다음 각 호의 구분에 따른다.
1. 재단인, 이사장 및 원장의 직인: 경영기획실장
2. 센터장 직인과 회계관리직인: 해당 부서장 <개정 2007.11.27., 2013.9.3., 2014.1.3., 2015.4.2., 2016.6.30., 2017.6.21., 2019.11.21.>
제32조(보관) 직인은 항상 견고한 용기에 보관하여야 하며, 직무 이외의 시간과 직무에 필요하지 않은 시간에는 이중캐비닛에 보관하여야 한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
제33조(직인의 날인) ① 직인의 날인은 직인관리자가 결재문서와 대조한 후 날인하여야 한다.
② 직인의 날인 위치는 그 문서를 발행하는 기관 또는 직위의 명칭 "끝"자가 공인의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 민원서류를 발급받는 직인의 경우에는 발급기관장 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.
③ 재단인과 직인을 동시에 날인하는 문서에는 재단인의 날인은 문서발행 연월일의 "연"자가 가운데 오도록 날인한다. <개정 2016.6.30.>
제34조(인영의 색깔) 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 팩스를 이용하여 문서를 발송하는 경우에는 관인 인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다. <개정 2019.11.21.>
제4장 보칙
제35조(준용규정) 이 규정에서 정하지 않은 사항은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」을 준용한다. <개정 2016.6.30., 2019.11.21.>
부 칙(2003. 3. 21.)
제1조(시행일) 이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 행한 업무에 대하여는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
부 칙(2005. 5. 4.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2005. 10. 31.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2006. 10. 10.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2007. 11. 27.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2008. 12. 2.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2009. 1. 21.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2010. 8. 27.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2011. 3. 10.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2012. 3. 20.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2013. 8. 5.)
이 규정은 2013년 8월 5일부터 시행한다.
부 칙(2013. 9. 3.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2014. 1. 3.)
이 규정은 2014년 1월 3일부터 시행한다.
부 칙(2014. 1. 20.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다. 다만, 제13조 제1항과 관련된 별표1의 개정규정은 한방산업진흥원이 독립법인으로 설립되는 날부터 시행한다.
부 칙(2015. 3. 17.)
이 규정은 집행위원회에서 의결한 날부터 시행한다.
부 칙(2015. 4. 2.)
이 규정은 2015년 4월 2일부터 시행한다.
부 칙(2016. 6. 28.)
이 규정은 2016년 6월 30일부터 시행한다.
부 칙
이 규정은 2017년 4월 1일부터 시행한다.
부 칙(2017. 6. 21.)
이 규정은 2017년 7월 1일부터 시행한다.
부 칙(2018. 3. 8.)
이 규정은 2018년 3월 12일부터 시행한다.
부 칙(2019. 7. 16.)
이 규정은 2019년 7월 18일부터 시행한다.
부 칙(2019. 11. 21.)
이 규정은 2019년 11월 25일부터 시행한다.
부 칙
이 규정은 2020년 9월 14일부터 시행한다.