제정 2020.12.29.
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에 따라 전남신용보증재단(이하 “재단”)의 기록물관리 및 문서작성에 필요한 사항을 규정함으로써 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용과 문서작성의 표준화를 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 기록물관리 및 문서작성에 관한 업무는 이 규정이 정하는 바에 따르며 이 규정에서 정하지 아니한 사항은 관련 법규에서 정하는 바에 의한다.
제3조(용어) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 조직을 말한다.
4. “기록관리기준표”란 업무수행과정에서 생산한 기록물의 체계적인 관리 및 업무처리를 위해 「직제 및 정원관리규정 운영기준」에서 정한 각 부점의 세부업무를 기준으로 해당 부점의 단위과제별로 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등을 책정하며, 전 부점이 공통으로 사용할 수 있도록 제시한 표를 말한다.
5. “문서”란 업무와 관련하여 작성하거나 시행하는 문서와 재단이 접수한 모든 문서를 말한다.
6. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.
7. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
8. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보체계를 말한다.
9. “서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
10. “전자문서서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
11. “전자이미지서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
12. “전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 인장을 말한다.
제2장 기록물의 보존ㆍ관리
제1절 기록관 설치 및 운영
제4조(기록물관리의 원칙) ① 재단 직원은 이 규정에서 정하는 바에 따라 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산ㆍ등록하고 보호ㆍ관리할 의무를 갖는다.
② 기록물은 생산부터 활용까지 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.
제5조(기록관 설치 및 운영) ① 이사장은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록물관리를 관할하는 부서에 기록관을 설치ㆍ운영하며, 기록관장은 본부장으로 한다.
② 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물의 수집ㆍ이관ㆍ관리 및 활용
3. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
4. 기록물관리에 대한 교육ㆍ훈련
5. 기록관리기준표의 관리
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
7. 기록관 서고관리
8. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항
③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제78조에서 정한 전문자격을 보유한 전문요원을 배치하고, 기록물의 정리 및 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무를 전담할 적정규모의 근무인원을 운영할 수 있다.
제6조(기록물관리책임자 및 담당자) ① 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 부점장은 기록물관리책임자가 된다.
② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 관할 부점의 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 그 밖의 부점의 기록물관리에 관한 사항
③ 제1항에도 불구하고 각 부점은 기록물관리책임자를 지원할 기록물관리담당자를 둘 수 있다.
제2절 기록물의 생산 및 분류
제7조(기록물의 생산) ① 각 부점장은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 재단에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 관리하여야 한다.
② 각 부점장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 기록물을 생산 및 관리하여야 한다.
1. 조사ㆍ연구ㆍ검토서
가. 주요 정책의 결정 또는 변경
나. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사
다. 기타 조사ㆍ연구 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정되는 사항
2. 회의록
가. 이사회 등 이사장이 참석하는 주요 회의
나. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
다. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
3. 시청각기록물
가. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업
나. 이사장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
다. 재단의 대내ㆍ외 홍보 이벤트 및 행사
라. 기타 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
제8조(기록물의 분류) ① 기록물의 분류는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제별로 작성한 [별표1] 기록관리기준표에 따라 구분하여 기록물등록대장에 기록하여야 한다.
② 각 부점장은 단위과제의 신설ㆍ폐지 또는 변경 등으로 기록관리기준표의 변경이 필요한 경우 지체 없이 [별지1] 기록관리기준표 변경신청서를 기록물관리 담당부서에 제출하여야 한다.
③ 기록물의 세부분류 및 보존기간은 이사장이 정하는 별도의 기준을 따른다.
제3절 기록물의 등록 및 관리
제9조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자문서시스템으로 생산 또는 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 한다.
② 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호에 따른다.
1. 최종결재권자에 의한 결재(전자서명)가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.
2. 시청각기록물 중 사진ㆍ필름류는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 대상을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.
3. 시청각기록물 중 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 경우 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.
4. 접수기록물은 기록물의 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.
③ 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.
④ 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 [별표2]의 표시 방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.
⑤ 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 [별표2]의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.
⑥ 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 [별표2]의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.
제10조(편철 및 관리) ① 기록물관리책임자는 업무수행과정이 반영되도록 단위과제별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되도록 하여야 한다.
② 기록물관리담당자는 단위과제의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 발생순서에 따라 순차적으로 편철할 수 있도록 조치하여야 하며, 기록물 편철은 기록물등록대장에 등록과 동시에 실시하여야 한다.
③ 기록물철을 작성한 경우에는 전자문서시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하여 [별지2]의 기록물등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권호수를 기입한다.
④ 종이문서는 사안별로 문서를 생산하고, 사안종결 후 [별지3] 서식에 따른 색인목록을 작성하여 기록물철 맨 위에 놓고 발생순에 따라 가장 나중에 생산된 문서가 가장 아래로 가도록 정리하여 100장 기준으로 편철한다.
⑤ 카드류, 도면류, 사진ㆍ필름류 등의 비전자기록물은 별도의 보존봉투에 넣어 [별지3]서식에 따라 색인목록순서로 편철하여 관리한다.
⑥ 편철이 완료된 기록물은 생산연도별, 보존기간별로 보존상자에 넣어 [별표3]서식에 따라 표지를 붙여 관리한다.
⑦ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 관리하여야한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 문서등록번호에 첨부 일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
제11조(분류번호 표시) ① 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 해당 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.
② 기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리부점별 부서코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다.
제12조(시청각기록물의 관리) ① 제7조에 따라 생산한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 시청각기록물은 보존기간의 기산일로부터 5년이 경과하기 전에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.
② 시청각기록물의 관리가 어려운 환경이거나, 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합하지 않은 보존환경을 갖추어 보존하기 어려운 경우 보존 중인 시청각기록물을 즉시 이관조치 할 수 있다.
제13조(행정박물의 관리) 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 업무적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치가 높은 기록물은 법에서 정하는 바에 따라 관리하고 기록관으로 이관하여야 한다.
제14조(간행물의 관리) 각 부점에서 연감ㆍ백서ㆍ통계집ㆍ업무편람ㆍ사료집ㆍ연혁집 등 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 기록관으로 송부하여 보존ㆍ활용되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다.
제4절 기록물의 보존 및 이관
제15조(기록물의 정리) 각 부점장은 매년 2월 말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물을 다음 각 호의 방법으로 정리하여야 한다.
1. 기록물의 등록 누락여부 확인 및 누락기록물의 추가 등록
2. 전자문서시스템의 등록사항과 실제 기록물상태의 일치여부 확인, 미비사항 보완
3. 비전자기록물로 된 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태의 일치여부 확인
4. 보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등 기록관리 항목 확인
5. 기록관리기준표의 단위과제 변경여부 확인
6. 그 밖에 기록물의 정리에 관한 사항
제16조(기록물의 이관) ① 각 부점장은 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관하여야 한다.
② 1호에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 기록관 이관이 현저히 어려울 경우에는 각 부ㆍ점에서 보존할 수 있다.
③ 기록물을 이관할 때에는 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 [별지4] 이관목록과 함께 제출하여야 한다.
④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.
제17조(기록물 생산현황 통보) 기록물관리책임자는 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 전년도의 기록물등록대장의 전산파일을 제출하는 방법으로 한다.
제18조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년 및 1년으로 구분하며, 단위과제별로 책정한다.
② 단위과제별 보존기간은 [별표4] 기록물의 보존기간별 책정기준에 따라 이사장이 정하여 시행한다.
③ 보존기간의 기산일은 단위과제별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.
④ 제3항에서 처리완결이라 함은 다음의 경우를 말한다.
1. 기한이 정해져 있는 협정서 및 권리서류 등에 있어서는 그 기한이 종료된 것
2. 사고와 소송 등에 있어서는 그 사건이 해결된 것
3. 장부류에 있어서는 폐쇄 또는 연도마감 처리된 것
4. 기타 문서의 내용 또는 사항의 효력이 상실된 것
제19조(기록물의 보존) ① 각 부점에서 생산ㆍ등록한 기록물은 기록관으로 이관하여 보존하는 것을 원칙으로 한다.
② 기록관은 보존서고 운영 시 기록물 보존에 적합한 시설 및 장비를 갖추어야 한다.
③ 기록물은 형태, 생산부점 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.
④ 기록관에서는 2년에 1회 이상 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.
제20조(기록물의 열람 및 대여) ① 기록관 서고에 보존하는 기록물을 열람 또는 대여하고자 하는 경우에는 해당 기록물의 정보를 파악한 후 기록관장에게 열람 또는 대여를 신청한다.
② 제1항의 대출기간은 특별한 사정이 있는 경우를 제외하고는 7영업일을 초과할 수 없다.
제5절 기록물의 폐기
제21조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부점 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물평가심의회는 기록물을 폐기할 경우 수시로 구성ㆍ운영한다.
③ 제2항에 따라 폐기를 집행할 때에는 담당자의 입회나 감독 하에 기록물의 유출을 방지할 수 있도록 집행하며, 전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하고, 비전자기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 폐기하여야 한다.
제22조(기록물평가심의회) ① 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의를 위해 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 위원장 및 위원으로 구성하며 기록관의 장을 위원장으로 하고 위원은 다음 각 호와 같이 구성한다.
1. 이사장이 정한 내부위원 2인
2. 이사장이 위촉한 민간전문가 2인
③ 심의회 내부위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하며, 외부위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다.
④ 제2항 2호의 민간전문가는 재단기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 관련분야 종사 경험자 또는 기록관리학ㆍ역사학ㆍ문헌정보학 등 유관분야 전문가로 한다.
⑤ 심의회는 사무처리를 위해 간사를 두며 간사는 기록물관리전문요원으로 한다.
⑥ 심의회의 회의는 위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.
⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항
2. 평가대상 기록물에 대한 생산부점의 의견과 전문요원의 심사결과에 대한 적정성 여부
3. 기록물의 보존기간 조정
⑧ 심의회의 간사는 심의회의 회의록을 작성하고 출석위원 전원의 서명 날인을 받아야 한다.
⑨ 제2항제2호의 민간전문가가 회의참석ㆍ평가를 수행하는 때에는 「회의수당 및 내부강사료 지급기준」에서 정하는 범위 내에서 공무원에 준하는 심의료를 지급할 수 있으며, 원격지에서 위원회에 참석하는데 소요되는 교통비ㆍ식비ㆍ숙박비는 예산의 범위 내에서 별도로 지급할 수 있다.
제3장 문서의 작성 및 처리
제1절 일반사항
제23조(문서화의 원칙) 사무의 처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다. 그러나 사무의 내용이 간단하거나 긴급하게 처리할 필요가 있을 때에는 그러하지 아니할 수 있다.
제24조(문서의 종류) 문서는 중요도 및 성질에 따라 다음 각 호와 같이 분류한다.
1. 규정문서 : 정관ㆍ업무방법서ㆍ규정ㆍ요령ㆍ기준 등 주로 규정사항을 정하는 문서로 「규정관리규정」에 의거하여 작성
2. 지시문서 : 통달ㆍ통첩ㆍ명령서ㆍ지침 등 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서
3. 공고문서 : 고시ㆍ공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서
4. 비치문서 : 일정한 사항을 기록하여 재단 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서
5. 일반문서 : 제1호부터 4호까지의 문서에 속하지 아니하는 모든 문서
제25조(문서의 전자적 처리) 문서는 전자문서시스템에서 작성ㆍ접수ㆍ처리함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 등을 고려하여 특별한 사정이 있는 경우에는 예외로 한다.
제26조(기획ㆍ통제) 문서관리 전반에 관한 기획과 통제는 기록물관리를 관할하는 부서의 장이 담당한다.
제27조(문서처리의 연도구분) 모든 문서는 사업연도에 따라 구분처리 하여야 한다. 그러나 따로 정한 것이 있거나 이 구분에 따르기 곤란한 것은 그러하지 아니하다.
제28조(문서의 규격) 문서의 규격은 도면ㆍ통계표ㆍ증거서류ㆍ그 밖에 특수한 형식의 문서를 제외하고는 A4 규격(가로210mm, 세로297mm)의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다. 그러나 특수한 형식의 문서는 다른 용지를(B계열의 용지 등) 사용할 수 있다.
제2절 문서의 작성
제29조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다. 다만, 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.
(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
③ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표시하되 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.
(예시) 2019. 3. 1. / 15:20
④ 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
⑤ 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
⑥ 제4항에 의하여 항목을 구분할 때에는 다음 각 호에 의하여 표시한다.
1. 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.
2. 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.
3. 항목이 두줄 이상인 경우에는 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.
4. 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.
5. 항목이 하나만 있는 경우 항목기호를 부여하지 아니한다.
⑦ 본문의 마지막에는 다음과 같이 “끝” 표시 등을 한다.
1. 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 하며, 본문에 밝힐 필요가 있는 문건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 “끝”자를 쓴다.
(예시) ……주시기 바랍니다.∨∨끝.
2. 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시를 한다.
3. 본문의 내용이 도표로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸 까지 작성되는 경우 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시를 하며, 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우 “끝” 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 “이하 빈칸”을 표시한다.
⑧ 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 “붙임” 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제5항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.
제30조(문서의 구성) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다.
1. 두문은 기관명 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ팩스번호, 기안자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 문서의 두문 중 수신자란의 표시는 다음 각 호의 요령에 따라 기입한다.
1. 수신자가 없는 내부결재문서의 수신란에는 “내부결재”로 표시한다.
2. 수신자가 있는 경우에는 수신기관장의 직위(수신명)를 쓰고 이어서 괄호 안에 그 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓴다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당 등으로 표시한다.
3. 수신자가 여럿인 경우 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 표시하고 결문의 발신 명의 왼쪽 아래 수신자란을 설정하여 수신자명을 표시 한다.
4. 관계기관 또는 관계부서의 경유를 필요로 하는 경우 그 경유하는 기관 또는 부서장의 직명을 쓴다.
③ 문서의 본문 중 제목은 그 문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로서 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며, 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 한다.
제31조(문서의 발신명의 및 발신) ① 문서의 발신명의는 이사장으로 하며 직인(전자이미지관인을 포함)을 찍는다. 그러나, 단순한 업무연락ㆍ통보ㆍ자료요구ㆍ조회ㆍ질의에 대한 회답ㆍ보고와 제출 등에 대하여는 직무전결규정에 의한 전결자의 명의로 발신할 수 있다.
② 지시문서는 이사장 명으로 발신한다.
③ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신 명의를 표시하지 아니한다.
④ 제1호에도 불구하고 대외문서로서 재단인 또는 약인을 찍는 것을 상례로 하는 문서는 그 상례에 따른다.
제32조(문서의 수정) 결재받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우 문서의 일부분을 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 경우에만 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.
제33조(기안) ① 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니한다.
② 문서의 기안은 다음 각 호의 기안문으로 하여야 한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
1. 기안문은 [별지5] 또는 [별지6]서식에 따라 작성한다.
2. [별지6]서식은 보고서, 계획서, 검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용한다.
③ 둘 이상의 부점장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 부점에서 기안하여야 한다.
④ 기안문은 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말한다)와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서에는 발의자와 보고자의 표시를 생략할 수 있다.
1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서
2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서
3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
제34조(문서의 검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 협조나 합의를 받아야 할 경우에는 해당 관련 부서의 검토를 받아야 한다. 다만, 해당 부서장이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.
② 기안문을 검토하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문을 직접 수정하거나 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
③ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상위결재자의 결정에 따른다.
④ 협조된 사항 중 기안의 취지가 상위결재과정에서 변경되거나 폐지되었을 경우에는 시행 또는 완결 전에 협조부점장에게 그 뜻을 통보하여야 한다.
⑤ 타 부점의 업무수행에 참조할 필요가 있다고 인정하는 기안문서는 최종결재권자의 결재 후 관계부점장에게 공람하여야 한다.
제3절 문서의 처리
제35조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 문서의 결재종류 및 방법은 다음 각 호의 정하는 바에 의한다.
1. 전 결
「직무전결규정」에 의하여 전결할 때에는 전결권자에 “전결”이라 표시하고 결재권자란에 서명또는 날인한다.
2. 대 결
가. 결재권자가 출장, 휴가 기타 사유로 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결권자란에 “대결”이라 표시하고 결재권자란에 서명 또는 날인하여 시행하고 사후 결재권자의 후열을 받아야 한다.
나. 이사장 전결문서는 직하위자가 대결한다.
다. 대결하는 경우에는 결재권자가 결재한 것과 동일한 효력을 갖는다.
3. 후 열
대결문서는 사후 결재권자의 후열을 받고 내용의 중요도에 따라 상위자에게 보고 또는 열람을 필요로 할 경우에도 후열을 받아야 한다.
③ 결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인을 하며, 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다. 다만, 업무시스템으로 결재한 문서는 서명날짜를 생략할 수 있다.
제36조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 외규나 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명ㆍ전자문서서명ㆍ행정전자서명을 포함한다.)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력이 발생한다.
제37조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 문서총괄부서의 장이 정하는 시행문으로 작성하여 발신한다. 시행문은 [별지5]서식에 따라 작성하되, 그 구성에 관하여는 제29조에 따른다.
② 이사장이 재단 직원 또는 각 부ㆍ점에 발신하는 시행문이나 각 부점 상호간에 발신하는 시행문 중에서 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 시행문은 전자문서시스템의 전자게시판이나 재단 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것으로 본다.
1. 단순한 업무에 관한 지시
2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등
제38조(인장의 날인) ① 각종 증명서류에 속하는 문서와 대외발신문서에는 직인(전자이미지 직인 포함)을 날인하고, 대내문서의 경우에는 전자이미지서명으로 할 수 있다.
② 관보ㆍ신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니하며, 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서와 각 기관간의 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서 등 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.
제39조(문서의 접수) 모든 문서는 전자문서시스템으로 접수하며, 접수한 문서에는 접수일시와 접수등록번호를 전자적으로 표시한다.
제40조(문서의 반송 및 재배부) ① 이사장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 기관의 장에게 반송할 수 있다.
② 이사장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체 없이 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.
③ 부점에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서총괄부서로 보내야 하며, 문서총괄부서로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서총괄부서는 그 문서를 즉시 소관 부점으로 재배부하여야 한다.
제41조(발신) ① 문서는 부점에서 처리하여야 할 기관에 직접 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 조직상의 계통에 따라 발신한다.
제4장 서식관리
제42조(서식의 용도) 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.
제43조(서식의 제정) ① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제27조에 의한다.
② 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 경영지원부장의 승인을 얻어야 한다.
③ 규정에서 서식에 날인하여야 한다고 정하고 있지 않으면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 하여야 한다.
④ 서식에는 가능하면 재단의 로고ㆍ상징ㆍ마크ㆍ홍보문구 등을 표시하여 재단의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.
제44조(서식작성 및 변경의 제한) 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 의하여 서식대장에 등록한 것 이외에는 작성 또는 사용하지 못한다. 다만, 다음의 경우에는 그렇지 아니할 수 있다.
1. 서식 제정에 많은 시간의 소요가 예상될 경우
2. 타 기관과의 계약체결 등에 있어 타 기관 서식을 사용하여야 할 경우
3. 기타 이사장이 인정하는 경우
제5장 인장관리
제45조(인장의 종류) ① 중요인장은 기관인, 직인으로 구분한다.
1. 기관인 : 재단인
2. 직인
가. 이사장인
나. 감사인
3. 약인
가. 경영지원부인
나. 회생지원부인
다. 지점인
② 제1항외에 필요할 때에는 이사장의 승인을 받아 별종의 인장을 둘 수 있다.
제46조(규격 및 글씨) ① 전 항 제1항에 규정한 중요인장의 규격 및 문자내용과 그 배열은 [별표5]에 의하되 그 크기는 일변 또는 직경의 길이가 30㎜를 초과할 수 없다.
② 인장의 자체는 한글 전서체로 하고 가로로 새기는 것을 원칙으로 한다.
제47조(관수 및 관리) 인장의 관수책임자는 소관부점장으로 하고 종합관리는 경영지원부에서 관리한다.
제48조(날인방법) ① 재단인은 재단명의 끝 자가 가운데 오도록 날인 한다.
② 직인은 문서를 발송교부 또는 인증하는 자의 직명 또는 성명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
제6장 보칙
제49조(세부사항) 이 규정에 정한 이외의 필요한 사항은 이사장이 정하는 바에 의한다.
부 칙(제 정)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회 의결이 있은 날부터 시행한다.
제2조(다른 규정의 폐지) 이 규정의 시행과 동시에 「문서규정」은 폐지한다.