제정 2017. 11. 9. 규정 제13호
개정 2019. 9. 18.
제 1 장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 재단법인 한국학호남진흥원(이하 ‘호남진흥원’이라 한다)에 소장된 자료의 보존관리와 취급에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의) ‘자료’라 함은 보존의 가치가 있거나 멸실될 위기에 있다고 인정되는 고서, 고문서, 목판, 서화, 기타 유품 등 수장고에 수입되는 한국학 관련 자료를 말한다.
제 2 장 자료의 관리
제3조(자료출납 책임자) ① 자료를 관리하는 부서에는 자료관리 업무를 담당할 자료출납 책임자를 두며, 자료의 별도관리 요구가 발생할 경우 해당 부서에 분임자료 책임자를 둔다.
② 자료출납 책임자는 자료교육부장이 되며, 소장 자료의 관리책임을 맡는다. 분임자료 책임자는 자료보존 팀장이 되며 자료의 관리와 책임을 맡는다.
제4조(자료관리 담당자) ① 자료를 관리하는 부서에는 실무를 담당하는 자료관리 담당자 또는 분임자료관리 담당자를 둘 수 있다.
② 자료관리 담당자는 자료부 팀장이 되며 분임 자료관리 담당자는 자료부 직원이 된다.
③ 자료관리 담당자 및 분임자료관리 담당자는 자료 관리, 보존, 정리 등의 제반 실무를 맡는다.
제5조(자료대장) ① 자료관리의 체계성과 출납의 효율성을 기하기 위해 자료대장을 작성 비치하여야 한다.
② 자료는 고서ㆍ고문서ㆍ목판ㆍ서화ㆍ기타의 유형별로 구분해 [별지 제1호]의 가, 나, 다, 라, 마호 서식에 의거하여 대장을 작성하여야 한다.
③ 기증 또는 기탁 자료의 경우 자료대장은 2부를 작성하여 1부는 호남진흥원에서 보관하고 다른 1부는 원소장자에게 제공하여 보관하도록 한다.
④ 구입 자료는 자료대장을 1부 작성하여 해당 부서에서 보관한다.
⑤ 자료 대장은 매당 자료출납 책임자 및 분임자료출납 책임자의 간인을 받고 제본하여 관리한다.
제6조(자료대장의 정리) ① 신규로 수납하는 자료를 대장에 등재할 때에는 원 소장자의 성명 및 연락처와 대장 작성자의 성명을 명기하여야 한다.
② 자료대장용 사진은 자료의 상태를 파악하기 쉽도록 촬영하여 컴퓨터에 저장함과 동시에 영상이미지로 출력하여 부착하여야 한다.
③ 분류기호는 유형별 분류 - 종별 분류 - 종별 누계순으로 부여한다.
④ 분류기호 중 유형별 번호는 1(고서), 2(고문서), 3(목판), 4(서화), 5(기타)로 나누어 구분하며, 종별분류 기호는 별도로 정한다.
제7조(자료관리) ① 자료출납책임자는 별지 제3호 서식에 의하여 자료카드를 작성·관리 유지하여야 한다.
② 소장 자료의 안전관리를 위하여 자료출납 책임자는 [별지 제4호 서식]에 의하여 자료 점검부를 비치하여 매년 자료를 점검하고 점검결과를 기록 유지하여야 하며, 또한 수시로 소장 자료의 관리 상태를 점검하여야 한다.
③ 소장 자료의 분실, 도난, 훼손 등 이상이 발생했을 때에는 그 사유를 지체없이 자료출납 책임자 및 원장에게 보고하여야 한다.
④ 제3항의 분실, 도난, 훼손 등이 담당자의 고의 또는 중대하고도 명백한 과실로 인한 것일 때에는 담당자가 이를 변상하여야 한다.
⑤ 제4항에 의한 변상은 지정문화재는 문화재보호법 81조 5항에서 정한 금액을 변상하여야 하고, 비지정문화재는 원장이 정하는 금액을 변상하여야 한다.
⑥ 수장고 등 자료보관소에는 폐쇄회로를 설치하여 도난, 화재, 안전사고 등의 예방조치를 하여야 한다.
⑦ 자료의 효율적 관리를 위해 보험에 가입하여야 한다.
제8조(자료출납) ① 자료의 출납은 자료출납 책임자의 책임 하에 행하되 관외 출납은 제13조 2항에 의거 자료관리 위원회의 심의를 거쳐 원장의 최종 허가를 얻어야 한다.
② 자료출납 책임자는 [별지 제2호 서식]에 의한 자료출납대장을 비치하고 소관자료의 출납사항을 기록유지 하여야 한다.
③ 정리와 조사·연구를 위하여 진열장과 수장고의 개폐 또는 자료를 반출할 때에는 담당부서의 직원 2명 이상이 입회하여야 한다.
제9조(대여승인) ① 자료를 대출받고자 하는 자는 자료대출신청서([별지 제4호, 제5-1호 서식])를 자료출납 책임자에게 제출하여야 한다.
② 대여되는 자료는 [별지 제6-1호, 6-2호]의 서식에 기록하고, 자료대출 승인서([별지 6호])를 발급한다.
③ 전시를 위한 자료는 분임자료책임자의 책임 하에 출납한다.
④ 호남진흥원은 대여자의 전시ㆍ보존 환경 및 보험에 대하여 점검하고, 확인한 뒤 허가할 수 있다.
⑤ 대여된 자료가 수장고에 수납되어 오면 [별지 제2호 서식]에 반드시 기록하여야 한다.
제10조(자료의 인계ㆍ인수) ① 자료출납 책임자 및 분임자료책임자의 변동이 있을 때는 자료를 인계·인수하여야 한다.
② 자료를 인계·인수할 때에는 자료대장, 자료출납대장과 현품을 대조 확인하고 자료 인계·인수서 3부를 작성하여 인계ㆍ인수자를 명시하여 확인, 날인한 후 1부는 해당부서에 보관한다.
제11조(재정보증) 제3조 및 제4조에 해당하는 경우 재정보증은 ｢회계규정｣ 제8조(회계관직 지정)을 준용한다.
제 3 장 자료관리위원회
제12조(자료관리위원회) ① 소장자료와 관련된 제반 사항을 심의하기 위하여 자료관리위원회(이하 '위원회'라 칭한다)를 둔다.
② 위원회는 위원장 1명, 위원 3명, 간사 1명으로 구성한다. 위원장은 자료교육부장이 되고, 위원은 총무부장, 기획연구부장, 자료보존팀장, 으로 구성하며, 간사는 자료교육부 직원 가운데 위원장이 지명한다.
③ 위원회의 소집은 제13조의 심의범위에 속하는 사안을 처리할 필요가 있을 때 위원장이 소집한다.
제13조(심의사항) 위원회의 심의사항은 다음 각 항의 내용과 같다.
① 자료의 관리에 대한 일반 사항
② 자료의 외부 대여에 관한 사항
③ 소장자료의 문화상품 개발 및 저작권에 관한 사항
④ 기탁자의 예우 및 기탁 자료의 복제 및 영인에 관한 사항
제14조(의결 및 결과보고) ① 위원회는 재적위원 과반수 출석에 출석위원 과반수 찬성으로 의결하며, 가부동수일 경우는 위원장의 결정에 따른다.
② 위원회의 의결사항 및 회의 결과는 지체 없이 원장에게 보고하여야 한다.
제 4 장 자료의 기탁·기증
제15조(자료의 기탁) ① (기탁의 범위) 호남진흥원은 개인 또는 단체로부터 자료를 수탁하여 관리할 수 있다.
② (기탁보관증서의 교부) 제1항에 의거 자료를 수탁할 경우에는 기탁신청서([별지 제7-1호])와 소장내력서[별지 제18호]를 받고 [별지 7호 서식]에 의거 수탁증서원부를 작성해야 하고, 기탁보관증서([별지 제8호])를 기탁자에게 교부한다. <개정 2019. 9. 18.>
③ (기탁증서의 재교부) 자료기탁자가 교부받은 기탁증서의 분실ㆍ훼손 등으로 재교부를 받고자 할 때는 이를 별도의 신청서에 의거하여서 신청하여야 하며 호남진흥원은 그 사유를 조사하여 타당하다고 인정되면 재교부할 수 있다.
④ 수탁품의 보관 및 관리는 호남진흥원 소장품과 동일하게 취급한다.
⑤ 수탁자료는 기탁자의 소유권을 침해하지 않는 범위 내에서 학술 연구 자료로 활용할 수 있다.
⑥ 기탁자의 요구가 있을 경우에는 자료관리 위원회 심의를 거쳐 별도의 협약([별지 17호])을 체결할 수 있다.
⑦ (기탁자료의 비용처리) 수탁 받은 자료의 관리는 무상으로 함을 원칙으로 한다.
⑧ 자료의 효율적 수집을 위해 필요할 경우에 감사패([별지 제9호 서식])를 증정할 수 있다.
⑨ 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 사유가 있을 때에는 자료의 기탁신청서를 받지 않을 수 있다. <신설 2019. 9. 18.>
1. 자료의 출처가 분명하지 아니할 때
2. 자료의 소유를 증명하는 서류가 분명하지 아니할 때
3. 제2조에 해당되는 자료가 아니라고 판단될 때
제16조(기탁자료의 반환) ① 기탁자가 기탁품을 반환받으려고 할 때에는 서면으로 10일 이전에 원장에게 신청하여야 한다.
② 1항의 경우 기탁자는 반환증서에 수령사항을 기재하고 자료대장과의 대조 후 물품의 반환을 받는다. 단 기탁자가 문중대표일 경우에는 문중의 동의서를 첨부하여야 한다.
③ 기탁자가 자료를 반환 받음과 동시에 기탁증서를 회수하고. 기탁자료 반환확인서([별지 서식 제10-1호])를 받아 자료기탁 원부에 기록한다.
제17조(자료의 기증) ① 호남진흥원에 자료를 기증하려는 자가 기증의사를 전해 올 경우 자료출납 책임자는 자료의 학술 및 보존가치와 상태 등을 면밀히 검토하여 기증신청서([별지 제7-1호])와 소장내력서[별지 제18호]를 받아 기증의 절차를 취한다. <개정 2019. 9. 18.>
② 제1항에 의거 기증품을 수증할 경우에는 [별지 제11호 서식]에 의거 수증자료원부를 작성해야하며, [별지 제12호 서식]의 기증자료 수납증서를 기증자에게 교부한다.
③ 기증품의 보관 및 관리는 호남진흥원이 소장한 자료와 동일하게 취급한다.
④ 기증은 무상으로 함을 원칙으로 한다.
⑤ 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 사유가 있을 때에는 자료의 기증을 받지 않을 수 있다. <신설 2019. 9. 18.>
1. 자료의 출처가 분명하지 아니할 때
2. 자료의 소유를 증명하는 서류가 분명하지 아니할 때
3. 제2조에 해당되는 자료가 아니라고 판단될 때
제 5 장 자료의 구입
제18조(자료의 구입) ① 국가적 귀중자료 또는 전시 등을 위해서 필요성이 인정되는 자료는 구입할 수 있다.
② 자료의 구입에 관한 사항은 별도로 정한다.
제 6 장 수장고 관리
제19조(수장고 출입) ① (정의) 수장고란 호남진흥원 소장자료가 소장되어 있는 장소를 말한다.
② (출입의 제한) 직원이 직무상 수장고를 출입하고자 할 때에는 자료출납 책임자의 승인을 받아야 하며, 자료출납 책임자, 자료관리 담당자 또는 담당직원이라도 단독으로는 출입할 수 없다.
③ (근무시간외의 출입) 공휴일이나 근무시간 이외에 수장고에 출입하고자 할 때에는 원장의 승인을 얻어야 한다.
④ (수장고 출입대장) 수장고에는 수장고 출입일지([별지 제13호 서식])를 비치하여야 하며, 수장고 출입일지에 출입사유·출입자 성명·일자·시간 및 기타 관리에 필요한 사항을 기록하여야 한다.
제20조(수장고 열쇠관리) ① 수장고 열쇠는 2벌을 비치하여 1벌은 비상용으로 자료출납 책임자와 자료관리 담당자가 연대 봉인하여 비상 열쇠함에 보관하고, 다른 1벌은 자료 출납책임자가 보관한다.
② (열쇠 임시관리) 특별전·기획전 등 자료의 별도 관리가 불가피할 경우 분임자료출납 책임자는 해당 수장고의 열쇠를 임시 관리할 수 있다. 수장고 출입 및 제반사항 기록은 제19조 4항에 따른다.
제 7 장 자료의 보존처리
제21조(자료의 소독 등) ① 소장 자료의 해충, 곰팡이균 등에 의한 피해를 방지하기 위해 연1회 이상 수장고 및 전시실에 대한 방충·방균 소독을 실시하여야 한다.
② 자료가 수장고에 신규 반입될 경우, 방충 방역 등 적절한 조치를 취한 후 수장고에 수납하여야 한다.
제22조(자료의 수리, 복원) ① 소장자료를 수리 또는 복원하고자 할 때는 원장의 승인을 얻어야 한다. 단, 경미한 사항(오염물 제거 등)에 대하여는 자료출납 책임자의 승인 하에 실시한다.
② (지정문화재 수리) 자료 중 지정문화재의 수리는 문화재청장의 허가를 얻어야 하며, 호남진흥원에서 수리가 불가능한 것은 문화재수리등에 관한 법률에 의하여 처리한다.
③ (담당자·보존처리자 명시) 제22조 제1항의 규정에 의해 승인을 얻고자 할 때는 수리 또는 복원을 요하는 부분 및 그 담당자 및 보존처리자를 명시하여야 한다.
④ (보존처리 기록) 자료를 수리ㆍ복원하였을 때는 그 내용을 별도의 장부([별지 14호 서식]) 및 대장([별지 14-1호 서식])에 기록하여야 한다.
제 8 장 자료의 열람
제23조(자료의 열람) ① (열람일시) 열람일시는 호남진흥원의 사정을 감안하여 협의하에 정하되 근무시간 내에 함을 원칙으로 한다. 단 특별한 사유가 있을 때에는 변경할 수 있다.
② (열람신청) 자료를 열람하고자 하는 자는 자료열람(복제) 신청서([별지 제15호 서식])를 제출하여야 한다.
③ 자료의 열람은 1인 1회 열람 시 5점 이내로 한다.
④ (열람허가) 원장이 열람허가를 할 때에는 자료열람(복제)허가서([별지 제16호 서식])를 신청인에게 교부하여야 한다.
⑤ (열람대상자) 자료열람 대상자는 다음 각 호와 같다.
1. 공공기관, 교육기관, 학술기관, 연구단체 등에서 문화, 학술연구의 목적으로 사용할 경우
2. 석사학위 소지자 이상의 연구자로서 학술연구의 목적이 분명할 때
3. 기타 원장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 자
⑥ (열람허가의 제한) 원장은 다음 각 호에 해당하는 사유가 있을 때에는 열람허가를 제한할 수 있다.
1. 자료의 훼손이나 안전관리에 지장을 초래할 우려가 있을 때
2. 이 규정을 위반한 사실이 있는 자로서 열람허가를 함이 부적당하다고 인정될 때
3. 기타 특별한 사유가 있을 때
⑦ (자료열람자 준수사항) 자료열람자는 자료출납 책임자가 지명한 자의 입회하에 자료열람을 하며 다음 각 호를 준수하여야 한다.
1. 호남진흥원에서 정한 자료열람 장소 이외는 일체 열람을 할 수 없다.
2. 기타 호남진흥원에서 지시하는 사항을 준수하여야 한다.
⑧ (손해배상) 열람자는 열람자료 및 기타 시설이나 기물을 훼손하였을 때에는 이에 대해 원장이 정하는 바에 따라 그 손해를 배상하여야 한다.
제 9 장 자료의 복제
제24조(복제의 조건) ① 자료 복제는 호남진흥원 내에서 함을 원칙으로 한다. 다만 특별한 경우에는 예외로 할 수 있다.
② 자료를 복제할 경우 사본 1부를 호남진흥원에 납본함을 원칙으로 한다. 이미 사본이 호남진흥원에 소장되어 있는 경우에는 예외로 할 수 있다.
③ 복제된 자료를 대외에 공포할 경우 호남진흥원과 사전 협의함을 원칙으로 한다.
④ 원장은 제23조 6항에서 정한 사유가 발생할 수 있을 경우 복제를 제한할 수 있다.
제25조(복제수량) ① 일괄자료와 화첩, 병풍은 복제 대상 장면수를 복제수량으로 한다.
② 전시자료 중 2점 이상의 자료가 하나의 특정한 사실이나 풍속, 생활상태를 나타내는 목적으로 배치되어 있는 경우 이를 일괄하여 하나로 복제하고자 할 때에는 복제대상 장면수를 복제 수량으로 한다.
③ 그 외에 특별한 규정이 없는 한 복제대상이 되는 자료수량을 복제수량으로 한다.
제 10 장 소장자료의 가치평가
제26조(목적) 소장자료의 가치 평가 및 제13조 2항에 의거 소장자료의 국내외 반출입시 보험가입에 따른 보험액 평가를 위해 다음 사항을 규정한다.
① 소장자료의 가치평가를 위하여 자료평가위원회(이하 ‘평가위원회’라 함)를 구성할 수 있다.
② (평가위원회의 구성) 위원회의 위원장은 자료교육부장이 되며, 위원은 기획연구부장, 자료보존팀장 및 외부위원 등 6인 이상으로 구성하되, 외부위원은 문화재위원(문화재 전문위원 포함) 또는 관련 전문가 중에서 위촉한다.
③ 자료의 가격 평가와 감정에는 외부 전문가(문화재위원급) 2인 이상을 위촉하여 그들이 평가한 금액의 산술평균을 취한다. 이 경우 위촉된 외부 전문가는 2인 이상의 참석을 필요로 한다. 외부 초빙 전문가에게는 소정의 수당을 지급할 수 있다.
④ 심의대상 자료의 감정방법은 대상자료에 일련번호를 부과하고 그 일련번호의 순서에 따라 의견을 진술하는 것으로 한다.
⑤ 위원회는 재적의원 과반수이상의 찬성으로 의결되며 가부동수인 경우 위원장이 결정한다.
⑥ (보험평가의 기록) 위원회에서 결정된 평가결과는 자료 보험평가서에 기록하여 위원들의 서명을 받아 보관한다.
⑦ (준용) 타기관이나 개인 소장자료의 차용 시 필요하다고 인정될 때 제27조 2·3항에 의거하여 보험평가액을 산출할 수 있다.
제27조(기증·기탁심의위원회 구성) <신설 2019. 9. 18.> ① 기증 및 기탁을 의뢰받은 자료의 출처 등을 심의하기 위하여 기증․기탁심의위원회(이하 ‘심의위원회’)를 둘 수 있다.
② 위원회는 위원장을 포함하여 8명 이내의 위원으로 구성하며, 위원장은 민간위원 중에서 호선하며, 간사는 자료교육부장이 된다.
③ 위원은 간사를 제외한 부서장을 당연직으로 하고, 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 사람 중에서 원장이 위촉한다.
가. 광주광역시와 전라남도의 5급 이상의 공무원
나. ｢고등교육법｣제2조의 규정에 따른 학교에서 관련 분야의 교수(부교수ㆍ조교수를 포함한다)로 재직 중인 사람
다. 교육·문화․학술 분야에 학식과 경험이 풍부한 사람
④ 위원회의 소집은 기증․기탁을 의뢰받은 경우 및 사안을 처리할 필요가 있을 때 위원장이 소집한다.
제28조(기능) <신설 2019. 9. 18.> 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
① 기증․기탁의뢰 자료의 소장경위, 출처, 소유권 확인 등
② 기증․기탁 의뢰 자료의 학술연구 자료 활용 방안
③ 기증․기탁 수용 여부
제29조(의결 및 결과보고) <신설 2019. 9. 18.> ① 위원회는 재적위원 과반수 출석에 출석위원 2/3이상 찬성으로 의결하며, 가부동수일 경우는 위원장의 결정에 따른다
② 간사는 위원회의 의결사항 및 회의 결과를 지체없이 원장에게 보고하여야 한다.
부칙(2017. 11. 9.)
제1조(시행일) 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.
부칙(2019. 9. 18.)
제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.