개정 2009. 12. 23.
개정 2011. 12. 27.
개정 2015. 11. 05.
개정 2016. 09. 29.
개정 2017. 12. 08.
제1장 총칙 <개정 2016.09.29.>
제1조(목적) 이 규정은 전라남도중소기업진흥원(이하 "진흥원"이라 한다)의 문서작성 요령, 처리절차 및 통제에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2016.09.29. 2017.12.08.>
제2조(다른 규정과의 관계) 문서관리에 관하여 다른 규정에서 특별히 규정된 것을 제외하고는 이 규정에 의한다. <개정 2016.09.29.>
제3조(업무처리) 진흥원의 업무처리는 문서로 함을 원칙으로 한다. <개정 2016.09.29. 2017.12.08.>
제4조(용어의 정의) 문서라 함은 진흥원의 각 부서 간 또는 대외적으로 업무상 작성ㆍ시행된 문서(그림, 도표 등을 포함한다) 및 진흥원에 접수된 모든 문서를 말한다. <개정 2016.09.29. 2017.12.08.>
제5조(문서의 성립, 효력) 모든 문서는 최종 결재권자의 결재로서 성립되고 수신자에게 접수됨으로써 그 효력이 발생함을 원칙으로 한다.
제6조(주관부서) 주관부서라 함은 문서의 관리통제와 관할 업무를 관장하는 부를 지칭한다. <개정 2016.09.29.>
제2장 문서의 형식
제7조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계, 제증명, 그 밖의 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4규격(가로210mm, 세로297mm)의 용지를 세워서 쓴다. <개정 2016.09.29.>
제8조(양식화) ① 문서는 한글로 띄어서 가로 쓰되 표준어를 사용함을 원칙으로 간결명료하게 작성하며, 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 연구문서, 법규문서 및 계약서 등은 필요에 따라 한자 또는 그 밖의 외래어를 사용할 수 있다. <개정 2016.09.29.>
② 외래어는 한글로 표기하는 것을 원칙으로 하되 괄호 안에 원어를 사용할 수 있다. 다만, 필요할 때는 원어만을 사용할 수도 있다. <개정 2016.09.29.>
③ 문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하고, 연월일은 서기와 연월일의 글자는 생략하고 점으로 표시하며, 시간은 24시간제로 4단 숫자로 표시하되 시분의 구분을 콜론(:)으로 표시한다. <개정 2016.09.29.>
④ 문서의 항목은 1. 가. 1), 가) (1), (가), ①, ㉮와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다. <개정 2016.09.29.>
제9조(색채) 도표를 제외한 문서는 일반적으로 무색의 용지를 사용하고 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은색으로 사용할 수 있다.
제10조(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정 삽입 또는 삭제할 때에는 근거가 남도록 쌍선을 긋고 날인을 하며 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제수를 표시하고 날인한다.
제11조(면 표지) 문서가 2면 이상으로 계속될 때에는 문서 하단 중앙에 전면수와 당해 면의 일련번호를 기입하고 둘째 장부터 문서상단 좌측에 분류기호와 좌측에 시행 연월일을 기입한다. <개정 2016.09.29.>
제12조(문서의 구성) 문서의 구성은 다음과 같이 머리말, 본문, 맺음말로 이루어진다. <개정 2016.09.29.>
1. 머리말은 진흥원명, 수신자, 경유로 한다. <개정 2011.12.27. 2016.09.29. 2017.12.08.>
2. 본문은 제목과 내용으로 한다.
3. 맺음말은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 분류기호, 문서번호, 시행일자, 우편번호, 주소, 전화번호, 모사전송번호, 공개구분으로 한다. <개정 2011.12.27. 2016.09.29.>
제13조(분류기호와 문서번호) ① 분류기호는 문서기호와 분류번호로 하되 별표 1과 같이 한다. <개정 2016.09.29.>
② 문서번호는 연도별 일련번호를 주관부서에서 분류기호 다음에 부여한다.
제14조(끝 및 첨부 표시) 문서의 좌측한계선에서 끝났을 경우에는 좌측기본선에서 한 자 띄고 끝자를 쓴다. 양식으로 끝나는 본문에는 양식 하단 좌측에 끝자를 쓴다.
제15조(발신명의) 외부문서는 이사장 명의로 발신한다.
제16조(직인 및 계인의 사용) 각종 증빙서에는 직인 및 계인을, 외부문서에는 직인을 찍되 발신자 명의 성명 끝 자가 중앙에 오도록 날인한다. 다만, 내부 문서나 동일문서의 부서가 많은 것은 문서 상단좌측에 별표 2와 같은 직인생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다. <개정 2016.09.29.>
제3장 문서의 작성
제17조(기안) ① 기안은 기안문의 기안자가 행하는 것을 원칙으로 한다.
② 기안은 결재를 얻기 위하여 별표 3에 따라 기안한다. <개정 2016.09.29.>
③ 내부문서는 규정된 성안문 양식에 의거 바로 기안할 수 있다.
제18조(기안책임) 문서기안의 책임은 기안하는 자에게 있다.
제19조(일괄기안) 상호 관련성 있는 문서로서 일괄하여 기안할 필요가 있을 때에는 일괄 기안할 수 있다. 다만, 성안할 시는 별도로 하여야 한다.
제20조(협조전) 각 부서간 의견교환 및 협조사항의 처리를 위하여 별표 3과 같이 기안문과 동일한 양식의 협조전을 사용한다. <개정 2016.09.29.>
제21조(장부에 의한 처리) 경미한 사실의 허가, 증빙서, 증명서 등의 교부, 그 밖의 관례적 업무에 관한 문서는 기안을 생략하고 그 내용을 장부에 의거 처리할 수 있다. <개정 2016.09.29.>
제22조(타부서와의 협조) ① 기안문의 내용이 타부서와의 관련으로 협조를 요할 때에는 최종 결재권자의 결재를 득하기 전에 협조서명을 얻어야 한다. <개정 2016.09.29.>
② 문서는 필요에 따라 사본을 할 수 있다. 사본된 문서에는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명 날인한다.
제23조(수신처 참조) 동일 내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신에 수신처 참조라 기록하고 결문의 수신처에 수신처를 기입할 수 있다. <개정 2016.09.29.>
제24조(결재) ① 문서의 효력을 발생케 하기 위하여 결재를 받아야 한다.
② 결재는 전결, 대결로 구분한다. <개정 2011.12.27.>
1. 전결:「사무위임전결규정」에 따라 하위부서장에게 결재권을 위임하여 결재하게 하는 것 <개정 2016.09.29.>
2. 대결: 결재권자가 상당기간 부재중일 때 그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재. 다만, 내용이 중요한 것은 사후에 보고하여야 한다. <개정 2011.12.27. 2016.09.29.>
제25조(결재의 방법) ① 결재의 표시는 양식화된 것을 제외하고는 결재권자의 실인 또는 서명으로 할 수 있으며 월일을 표시한다.
② 결재는 서면 또는 전자결재로 한다.
제26조 (삭제)
제27조(통제) ① 발송에 앞서 문서는 통제담당자(경영기획부장)의 통제를 받아야 한다. <개정 2016.09.29.>
② 통제가 끝난 기안문서에는 별표 5와 같은 통제인을 날인한다.
제28조(통제기관) ① 문서통제는 경영기획부장이 담당한다. <개정 2015.11.05.>
② 각 부서의 장은 소관부서의 문서관리에 관한 감독의 책임이 있고 주관부서장은 지도의 책임이 있다. <개정 2016.09.29.>
제29조(통제사항) 문서통제담당자는 특히 아래 사항을 중점적으로 통제하여야 한다.
1. 결재권자의 결재누락 여부
2. 타 문서와의 중복 여부
3. 기안문과 성안문과의 대조
4. 전결구분의 정확성 여부
5. 부서 간 협조의 완전성 여부 <개정 2016.09.29.>
6. 첨부물 누락 여부
7. 철자법 및 서식의 완전성 여부
제4장 문서처리
제30조(문서 수발부) ① 모든 문서는 문서수발부에 기재되어야 한다.
② 주관부서와 각 부서는 문서의 수발을 명백히 하기 위하여 별표 6과 별표 7에 따라 문서 수발부를 비치하고 접수와 수발사항을 기록 정리한다. <개정 2016.09.29.>
③ 주관부서는 공고문서 발생부를 작성ㆍ비치하여야 한다. <개정 2016.09.29.>
제31조(문서의 발송) ① 문서는 주관부서를 통해 발송함을 원칙으로 한다.
② 주관부서에서는 문서발송부에 소요사항을 기록한 후 성안을 발송하고 기안문을 소관부서로 회송한다. <개정 2016.09.29.>
③ 주관부서를 통해 발송되는 문서는 문서발송 후 발송란에 소요사항을 기록 할 수 있도록 봉함하지 않은 채로 발송 의뢰하여야 한다.
제32조(문서의 접수) ① 문서는 행정지원팀에서 접수 배부한다.
② 야간 또는 휴무일에는 익일 근무가 시작되는 시간에 주관부서에 접수시킨다.
③ 문서담당자는 외부문서 인수 즉시 문서 우상단에 별표 8의 청색 접수인을 날인한다. <개정 2016.09.29.>
④ 접수가 끝난 문서는 문서분류에 따라 소관부서별 배포한다.
⑤ 전항의 문서를 접수한 소관부서에서는 문서접수 후 접수란에 기재사항을 기재하고 처리한다.
⑥ 접수문서가 소관사항이 아닐 때에는 즉시 주관부서로 회송하여야 한다.
⑦ 봉함 접수된 문서는 주관부서로 개봉 처리한다. 다만, 친전문서는 특별한 사유가 없으면 개봉하지 아니한다. <개정 2016.09.29.>
⑧ 팩스 또는 전산망 등의 문서수발장비를 운용하는 부서에서는 별표 9의 송신대장과 별표 10의 수신대장에 송신 및 수신상황을 기록하여야 한다. <개정 2016.09.29.>
제33조(소관부서의 중복) 문서의 내용이 2개 이상의 부서에 관련될 때에는 관계가 많은 부서에 배포한다.
제34조(분류, 보관) ① 문서는 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 분류 보관하여야 한다.
② 문서의 분류는 분류번호별로 분류하되 특히 필요한 경우 통합할 수 있다. <개정 2016.09.29.>
제35조(보존) 문서의 보존은 별도 규칙으로 정하는 바에 의한다.
제36조(폐기) ① 보존기간이 경과한 문서는 목록을 작성, 결재를 득한 후 폐기한다.
② 문서의 폐기는 보안에 적극 유의하여야 한다.
부칙
① (시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 거친 날부터 시행한다.
② (경과조치) 이 규정 시행 이전에 행한 업무에 대하여는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
부칙 <2017.12.08.>
제1조(시행일) 이 규정은 광주․전남중소벤처기업청장의 정관 변경 허가를 받은 날부터 시행한다.
제2조(다른 규정의 개정) ①부터 ⑨까지 생략
문서관리규정 일부를 다음과 같이 개정한다.
제1조 중 “재단법인 전라남도중소기업종합지원센터”를 “전라남도중소기업진흥원”으로 하고 “지원센터”를 ““진흥원”이”로 한다.
제3조, 제4조 중 “지원센터”를 각각 “진흥원”으로 한다.
제12조제1호 중 “지원센터명”을 “진흥원명”으로 한다.
별표 1 중 “(재)전라남도중소기업종합지원센터”를 “전라남도중소기업진흥원”으로 하며, “중기센터”를 “진흥원”으로 한다.
부터 까지 생략